Verpflegungsmehraufwand-Rechner: Tagespauschale ermitteln

Der Verpflegungsmehraufwand bezeichnet die Mehrkosten für Mahlzeiten, die entstehen, wenn Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb ihrer ersten Tätigkeitsstätte arbeiten und deshalb nicht wie gewohnt zu Hause essen können.

Als steuerlicher Abzug ist er in § 9 Abs. 4a EStG geregelt. Grundsätzlich können alle Arbeitnehmer, Auszubildende und Beamte die Pauschalen geltend machen, wenn sie sich aus beruflichen Gründen auf Auswärtstätigkeit befinden.

Selbstständige und Freiberufler können entsprechende Pauschalen als Betriebsausgaben abziehen, sofern die Reise betrieblich veranlasst ist.

Entscheidend ist die berufliche Veranlassung der Reise: Reine Privatreisen begründen keinen Verpflegungsmehraufwand.

Der Rechner ermittelt die abzugsfähige Pauschale automatisch aus der Anzahl voller Reisetage und An-/Abreisetage sowie dem gewählten Reiseziel, ohne dass Einzelbelege für Mahlzeiten gesammelt werden müssen.

Im Inland beträgt die Höchstpauschale 28 Euro je vollem Reisetag; bei zehn Dienstreisetagen im Jahr sind das bereits 280 Euro steuerlich abzugsfähiger Verpflegungsmehraufwand.

Die deutschen Inlandspauschalen für den Verpflegungsmehraufwand sind seit dem Jahr 2020 unverändert und gelten auch 2026 in dieser Höhe. Für einen vollen Reisetag mit 24 Stunden Abwesenheit gilt ein Tagessatz von 28 Euro.

Für An- und Abreisetage sowie für Tage mit einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden – auch ohne Übernachtung – beträgt die Pauschale 14 Euro. Grundlage ist § 9 Abs. 4a des Einkommensteuergesetzes.

Die Pauschalen gelten pro Reisetag und werden vom Rechner direkt mit der eingegebenen Tagesanzahl multipliziert.

Ein Arbeitnehmer, der drei volle Tage und zwei An-/Abreisetage in Deutschland auf Dienstreise ist, erhält somit 3 mal 28 Euro plus 2 mal 14 Euro, also insgesamt 112 Euro Verpflegungsmehraufwand.

Diese Pauschalen können entweder als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung geltend gemacht oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.

Übersteigt die Arbeitgebererstattung die gesetzliche Pauschale, ist der übersteigende Betrag als geldwerter Vorteil lohnsteuerpflichtig.

Für Inlandsdienstreisen mit Fahrtkosten und Übernachtungskosten berechnet der Reisekostenrechner alle drei Komponenten in einer Rechnung.

An- und Abreisetage werden steuerrechtlich grundsätzlich mit dem halben Inlandssatz von 14 Euro angesetzt – unabhängig davon, wie viele Stunden des Tages tatsächlich auf die Reise entfallen.

Das gilt auch dann, wenn die Reise erst kurz vor Mitternacht beginnt oder endet. Für Auslandsreisen gilt der jeweils hälftige Reisetagssatz des entsprechenden Landes.

Daneben gibt es eine weitere Kategorie: Tage, an denen die Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte zwar mindestens 8 Stunden beträgt, aber keine Übernachtung stattfindet, erhalten ebenfalls den niedrigeren Satz.

Das ist typisch für Tagestouren, bei denen der Arbeitnehmer morgens früh abfährt und abends spät zurückkommt. Liegt die Abwesenheit unter 8 Stunden, besteht kein Anspruch auf die Pauschale.

Es empfiehlt sich daher, Abfahrts- und Rückkehrzeit sorgfältig zu dokumentieren, um bei einer Nachfrage des Finanzamts die Mindestabwesenheit belegen zu können.

Als einfaches Hilfsmittel reicht oft ein digitaler Kalender mit eingetragenen Abfahrts- und Ankunftszeiten als Nachweis.

Für Auslandsreisen gelten länderspezifische Pauschalen, die das Bundesministerium der Finanzen jährlich per BMF-Schreiben festlegt und die ab 1. Januar 2026 gelten.

Der Tagessatz und der Reisetagssatz für An-/Abreisetage sind je nach Land unterschiedlich.

Beispielwerte 2026: Österreich 50 Euro für volle Tage und 33 Euro für Reisetage; Schweiz 68 Euro und 46 Euro; Frankreich übriges Land 53 Euro und 36 Euro; Paris als eigenständige Ortsgruppe 58 Euro und 39 Euro; Italien übriges Land 42 Euro und 28 Euro; Rom 48 Euro und 32 Euro; Niederlande 58 Euro und 39 Euro; London 66 Euro und 44 Euro.

Maßgeblich für die Zuordnung ist in der Regel der Ort, an dem die Übernachtung stattfindet. Der Rechner enthält eine Auswahl der gängigsten Reiseziele; für nicht aufgeführte Länder und Städte ist die vollständige BMF-Tabelle heranzuziehen.

Wer häufig in verschiedene Länder reist, sollte die aktuellen BMF-Sätze direkt beim Bundesfinanzministerium abrufen.

Werden dem Reisenden während der Dienstreise vom Arbeitgeber oder auf dessen Rechnung Mahlzeiten unentgeltlich zur Verfügung gestellt – zum Beispiel ein Hotelfrühstück auf Firmenkosten –, ist die Tagespauschale um feste Prozentsätze zu kürzen.

Für ein gestelltes Frühstück werden 20 Prozent der vollen Tagespauschale abgezogen. Für ein gestelltes Mittagessen oder Abendessen sind je 40 Prozent der vollen Tagespauschale zu kürzen.

Bei einem Inlandstag von 28 Euro bedeutet das: Ein gestelltes Frühstück reduziert die Pauschale um 5,60 Euro; ein gestelltes Mittag- oder Abendessen um je 11,20 Euro.

Werden alle drei Mahlzeiten gestellt, entfällt der Abzug vollständig, da die Kürzungen zusammen 100 Prozent ergeben. Wichtig: Diese Kürzungen nimmt der Rechner nicht automatisch vor, da die Mahlzeitensituation individuell ist.

Nutzerinnen und Nutzer sollten das Ergebnis entsprechend selbst anpassen und die tatsächlich gestellten Mahlzeiten abziehen, bevor sie den Betrag in der Steuererklärung oder Reisekostenabrechnung eintragen.

Die Dreimonatsfrist ist ein zentrales Prinzip im deutschen Reisekostenrecht: Wird ein Arbeitnehmer dauerhaft oder für längere Zeit an demselben auswärtigen Tätigkeitsort eingesetzt, können die Verpflegungspauschalen nur für die ersten drei Monate steuerlich geltend gemacht werden.

Nach Ablauf dieser Frist gilt der Ort als neue erste Tätigkeitsstätte, und der Verpflegungsmehraufwand entfällt.

Die Frist beginnt mit dem ersten Tag der Tätigkeit an diesem Ort und läuft auch dann weiter, wenn zwischendurch Urlaub oder kurze Unterbrechungen eintreten – sofern die Unterbrechung weniger als vier Wochen dauert.

Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen aus beruflichen oder krankheitsbedingten Gründen setzt die Dreimonatsfrist jedoch neu in Gang.

Für klassische mehrtägige Dienstreisen oder Konferenzen, die in der Regel deutlich kürzer als drei Monate dauern, ist die Frist typischerweise nicht relevant.

Wer regelmäßig an einem Ort tätig ist, sollte die Einsatzdauer sorgfältig dokumentieren und bei Bedarf steuerlichen Rat einholen.

Für Arbeitnehmer ist der Verpflegungsmehraufwand ein Werbungskostenabzug nach § 9 EStG, der die steuerpflichtigen Einkünfte mindert.

Erstattet der Arbeitgeber die Pauschalen ganz oder teilweise, ist diese Erstattung bis zur Höhe der gesetzlichen Pauschale steuerfrei.

Erstattet der Arbeitgeber nichts oder nur einen Teil, kann der Arbeitnehmer die restlichen Pauschalen in der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten ansetzen.

Eine Doppelnutzung – also gleichzeitig steuerfreie Erstattung und Werbungskostenabzug – ist nicht möglich.

Für Selbstständige und Freiberufler gilt das Gleiche dem Grunde nach, aber als Betriebsausgaben: Die Pauschalen reduzieren den steuerlichen Gewinn und damit die Einkommensteuer auf Unternehmensebene.

Auch hier sind die gesetzlichen Höchstbeträge bindend; höhere tatsächliche Kosten können nicht pauschal angesetzt werden.

Voraussetzung ist stets eine beruflich veranlasste Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte; reines Homeoffice begründet keinen Anspruch, da der Arbeitnehmer seinen gewohnten Tätigkeitsort nicht verlässt.

In beiden Fällen gilt: Der Rechner ermittelt die rechnerische Obergrenze nach den Pauschalsätzen. Die steuerliche Behandlung im Einzelfall – insbesondere bei gemischt veranlassten Reisen – sollte mit einem Steuerberater abgestimmt werden.

Der Verpflegungsmehraufwand ist eine Pauschale, das bedeutet: Einzelbelege für Mahlzeiten müssen grundsätzlich nicht gesammelt und eingereicht werden.

Das ist ein wesentlicher praktischer Vorteil gegenüber anderen Reisekosten wie Fahrtkosten oder Übernachtungskosten. Dennoch sind Nachweise über die Dienstreise selbst erforderlich.

Dazu gehören in der Regel das Datum und die Uhrzeit der Abreise und Rückkehr, der Ort der Auswärtstätigkeit, der berufliche Anlass der Reise sowie – bei längeren Einsätzen – Dokumente zur Tätigkeitsstätte.

Arbeitnehmer legen diese Angaben typischerweise in einem Reisekostenbericht vor, den der Arbeitgeber oder das Lohnbüro prüft.

Bei der Einkommensteuererklärung trägt man die Summe der Pauschalen in der Anlage N ein und sollte die zugrundeliegenden Reisedaten auf Nachfrage belegen können.

Das Finanzamt kann im Zweifel Reisebelege, Kalendereinträge oder Hotelrechnungen als Nachweis der Abwesenheitsdauer anfordern. Eine lückenlose Dokumentation ist daher auch ohne Belegpflicht für die Mahlzeiten selbst empfehlenswert.