Verpflegungsmehraufwand-Rechner 2026: Tagespauschale ermitteln

Der Verpflegungsmehraufwand ist die steuerlich anerkannte Pauschale für die Mehrkosten von Mahlzeiten, die entstehen, wenn Beschäftigte beruflich außerhalb ihrer ersten Tätigkeitsstätte unterwegs sind und deshalb nicht wie gewohnt zu Hause essen können.

Grundlage ist § 9 Abs. 4a Einkommensteuergesetz (EStG).

Anspruch haben grundsätzlich alle Arbeitnehmerinnen, Arbeitnehmer, Auszubildenden und Beamten mit einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit; Selbstständige und Freiberufler setzen dieselben Pauschalen als Betriebsausgaben an.

Der Arbeitgeber ist dabei nicht verpflichtet, die Pauschale tatsächlich auszuzahlen – ohne Erstattung bleibt der Betrag als Werbungskosten in der Steuererklärung ansetzbar.

Reine Privatreisen begründen keinen Anspruch, entscheidend ist die berufliche Veranlassung.

Der Rechner ermittelt die Pauschale automatisch aus vollen Reisetagen, An-/Abreisetagen und dem Reiseziel, ohne dass Einzelbelege für Mahlzeiten gesammelt werden müssen.

Bei zehn vollen Inlandsreisetagen im Jahr summiert sich das bereits auf 280 Euro abzugsfähigen Verpflegungsmehraufwand.

Die deutschen Inlandspauschalen sind seit 2020 unverändert und gelten auch 2026 unverändert weiter: 28 Euro für einen vollen Reisetag mit 24 Stunden Abwesenheit, 14 Euro für An- und Abreisetage sowie für Tage mit mehr als 8, aber weniger als 24 Stunden Abwesenheit.

Grundlage ist § 9 Abs. 4a EStG.

Der Rechner multipliziert diese Sätze direkt mit der eingegebenen Tagesanzahl: Bei 3 vollen Tagen und 2 An-/Abreisetagen ergeben sich 3 mal 28 Euro plus 2 mal 14 Euro, also 84 Euro plus 28 Euro gleich 112 Euro Gesamtpauschale.

Der Betrag kann als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung angesetzt oder vom Arbeitgeber bis zur Pauschalhöhe steuerfrei erstattet werden; eine übersteigende Erstattung ist lohnsteuerpflichtig.

Für Auslandsziele gelten stattdessen die jeweiligen BMF-Ländersätze, die im Rechner unter dem passenden Reiseland auszuwählen sind.

Für den Verpflegungsmehraufwand zählt nur eine Abwesenheit von mehr als 8 Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte an einem Kalendertag; darunter besteht kein Anspruch auf die Pauschale.

Diese Regel betrifft typischerweise eintägige Auswärtstätigkeiten ohne Übernachtung, etwa eine Tagestour zu einem Kundentermin.

Erreicht die Abwesenheit an einem solchen Tag mehr als 8, aber weniger als 24 Stunden, gilt derselbe Satz wie für An- und Abreisetage: im Inland 14 Euro, im Ausland der jeweils hälftige Ländersatz.

Erst bei einer vollen 24-Stunden-Abwesenheit greift der volle Tagessatz, im Inland 28 Euro.

Der Rechner selbst fragt keine Uhrzeiten ab, sondern nur die Anzahl der Tage je Kategorie – die Zuordnung zur richtigen Kategorie (unter 8 Stunden, über 8 Stunden, 24 Stunden) muss deshalb vor der Eingabe anhand der tatsächlichen Abwesenheitsdauer selbst geprüft werden, am besten mit dokumentierter Abfahrts- und Rückkehrzeit.

Die Auslandspauschalen 2026 legt das Bundesministerium der Finanzen im BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025 (GZ IV C 5 – S 2353/00094/007/012) mit Wirkung ab 1. Januar 2026 fest, gestaffelt nach vollem Tagessatz und dem halben Satz für An-/Abreisetage.

Im Rechner hinterlegte Beispielwerte: Österreich 50 Euro und 33 Euro, Schweiz (ohne Bern und Genf) 70 Euro und 47 Euro, Frankreich außerhalb von Paris 53 Euro und 36 Euro, Paris 58 Euro und 39 Euro, Italien außerhalb Roms 42 Euro und 28 Euro, Rom 48 Euro und 32 Euro, Spanien-Madrid 42 Euro und 28 Euro, Niederlande 58 Euro und 39 Euro, London 66 Euro und 44 Euro.

Für 2 volle Tage und 2 Reisetage in der Schweiz ergibt das 2 mal 70 Euro plus 2 mal 47 Euro, also 234 Euro.

Für nicht gelistete Länder und Städte gilt die vollständige BMF-Tabelle, die für in der Bekanntmachung nicht erfasste Staaten den Luxemburg-Satz vorsieht.

Stellt der Arbeitgeber oder ein von ihm beauftragter Dritter während der Dienstreise unentgeltlich Mahlzeiten bereit – etwa ein im Hotelpreis enthaltenes Frühstück –, ist die für den jeweiligen Reisetag maßgebende Verpflegungspauschale tagesbezogen zu kürzen, unabhängig davon, in welchem Land die Mahlzeit gestellt wurde.

Die Kürzung beträgt 20 Prozent der vollen Tagespauschale für ein gestelltes Frühstück sowie je 40 Prozent für ein gestelltes Mittag- oder Abendessen.

Bei einem Inlandstag von 28 Euro sind das 5,60 Euro für das Frühstück und je 11,20 Euro für Mittag- und Abendessen; werden alle drei Mahlzeiten gestellt, ist die Pauschale vollständig aufgezehrt.

Diese Kürzung nimmt der Rechner nicht automatisch vor, weil die Mahlzeitensituation individuell ist – sie muss von der berechneten Pauschale manuell abgezogen werden, bevor der Betrag in die Reisekostenabrechnung oder Steuererklärung eingetragen wird.

Die Dreimonatsfrist begrenzt den Anspruch auf Verpflegungspauschalen bei einem dauerhaften Einsatz an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte auf die ersten drei Monate ab Beginn der Tätigkeit dort; danach gilt der Ort als neue erste Tätigkeitsstätte und der Verpflegungsmehraufwand entfällt vollständig.

Die Frist läuft auch über Urlaub oder kurze Unterbrechungen weiter, solange die Unterbrechung unter vier Wochen bleibt. Eine mindestens vierwöchige Unterbrechung aus beruflichen oder gesundheitlichen Gründen setzt die Frist dagegen neu in Gang.

Für klassische mehrtägige Dienstreisen und Konferenzen, die deutlich kürzer als drei Monate dauern, ist die Regel in der Praxis meist nicht relevant.

Wer über einen längeren Zeitraum wiederholt an demselben Einsatzort tätig ist, sollte die Einsatzdauer sorgfältig dokumentieren, weil der Rechner selbst kein Datum erfasst und die Dreimonatsgrenze nicht automatisch prüft.

Für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ist der Verpflegungsmehraufwand ein Werbungskostenabzug nach § 9 EStG, der die steuerpflichtigen Einkünfte mindert; erstattet der Arbeitgeber die Pauschale ganz oder teilweise steuerfrei, kann nur der nicht erstattete Rest zusätzlich als Werbungskosten angesetzt werden.

Für Selbstständige und Freiberufler gelten dieselben gesetzlichen Pauschalen, sie werden aber als Betriebsausgaben gebucht und mindern damit direkt den steuerlichen Gewinn.

In beiden Fällen bildet der Rechner nur die rechnerische Obergrenze nach den amtlichen Sätzen ab; höhere tatsächliche Verpflegungskosten lassen sich nicht zusätzlich geltend machen, und reines Homeoffice begründet keinen Anspruch, weil die gewohnte Tätigkeitsstätte nicht verlassen wird.

Bei gemischt privat und beruflich veranlassten Reisen oder bei Zweifeln zur richtigen Zuordnung empfiehlt sich eine Abstimmung mit der Steuerberatung, bevor die Pauschale angesetzt wird.

Weil der Verpflegungsmehraufwand als Pauschale gewährt wird, müssen keine Einzelbelege für Mahlzeiten gesammelt werden – das unterscheidet ihn von Fahrt- und Übernachtungskosten.

Nachzuweisen ist stattdessen die Dienstreise selbst: Datum und Uhrzeit von Abreise und Rückkehr, Reiseziel und beruflicher Anlass, bei längeren Einsätzen auch die Tätigkeitsstätte.

Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer tragen die Summe der Pauschalen üblicherweise in der Anlage N der Einkommensteuererklärung ein; Selbstständige setzen sie als Betriebsausgaben in der Gewinnermittlung an.

Das Finanzamt kann bei Rückfragen Kalendereinträge, Reisekostenabrechnungen oder Hotelrechnungen als Nachweis der Abwesenheitsdauer verlangen.

Steuerfrei ist die Pauschale bis zur gesetzlichen Höhe – eine darüberhinausgehende Arbeitgebererstattung wird als geldwerter Vorteil lohnversteuert.

Eine lückenlose Dokumentation der Reisedaten ist daher auch ohne Belegpflicht für die Mahlzeiten selbst empfehlenswert.

Verpflegungsmehraufwand und Verpflegungspauschale bezeichnen inhaltlich dasselbe steuerliche Konzept und werden in Gesetzestexten, BMF-Schreiben und im allgemeinen Sprachgebrauch weitgehend austauschbar verwendet: die pauschale Abgeltung der Mehrkosten für Mahlzeiten bei beruflicher Auswärtstätigkeit nach § 9 Abs. 4a EStG.

Verpflegungsmehraufwand betont dabei eher den entstandenen wirtschaftlichen Mehraufwand, während Verpflegungspauschale oder Verpflegungspauschbetrag den festen Eurobetrag meint, der diesen Mehraufwand pauschal abdeckt – aktuell 28 Euro beziehungsweise 14 Euro im Inland.

In offiziellen BMF-Übersichten wird durchgängig von Pauschbeträgen für Verpflegungsmehraufwendungen gesprochen.

Für die praktische Anwendung im Rechner spielt die Begriffswahl keine Rolle: Beide Bezeichnungen führen zur selben Berechnung aus vollen Reisetagen, An-/Abreisetagen und dem gewählten Reiseziel, und beide Beträge werden identisch in Werbungskosten oder Betriebsausgaben überführt.