Überblick
Was ist der Reisekosten-Rechner?
Starte mit der kurzen Einordnung, bevor du Eingaben und Ergebnis interpretierst.
Der Reisekostenrechner berechnet die steuerfreien Erstattungsbeträge für Dienstreisen nach dem deutschen Einkommensteuergesetz. Er deckt die drei Hauptkomponenten ab: Fahrtkosten nach der PKW-Kilometerpauschale, Verpflegungsmehraufwendungen nach den gesetzlichen Tagespauschalen sowie Übernachtungskosten nach Pauschale oder tatsächlichen Kosten.
Das Ergebnis zeigt, welchen Betrag Arbeitgeber steuerfrei erstatten dürfen oder Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend machen können. Rechtsgrundlage sind Par. 3 Nr. 13 und 16 EStG sowie Par.
9 Abs. 4a EStG (Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de). Die Pauschalbeträge werden regelmäßig aktualisiert. Der Rechner nutzt die Sätze 2025: 0,30 Euro pro Kilometer für den eigenen PKW, 28 Euro für volle Reisetage (24 Std.
Abwesenheit) und 14 Euro für An- und Abreisetage (ab 8 Std. Abwesenheit). Die Ergebnisse sind Orientierungswerte nach geltendem Steuerrecht und ersetzen keine individuelle Steuerberatung.
Voraussetzung für den Ansatz von Reisekosten ist stets eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit, also eine Tätigkeit außerhalb der Wohnung und außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte im Sinne von Par. 9 Abs. 4 EStG.
Genau diese Abgrenzung entscheidet über die Höhe des Abzugs: Für den täglichen Weg zur ersten Tätigkeitsstätte gilt nur die Entfernungspauschale für die einfache Strecke, während bei einer echten Dienstreise jeder tatsächlich gefahrene Kilometer zählt, also Hin- und Rückweg zusammen.
Wer im Außendienst unterwegs ist oder keine feste erste Tätigkeitsstätte hat, rechnet seine Fahrten daher nach Reisekostengrundsätzen ab und nicht nach der Entfernungspauschale.