Reisekostenrechner: Steuerfreie Reisekosten berechnen

Steuerfreie Reisekosten sind Aufwendungen, die bei einer beruflichen Auswärtstätigkeit entstehen und die der Arbeitgeber steuerfrei erstatten darf oder die der Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend machen kann.

Rechtsgrundlage sind § 3 Nr. 13 und 16 EStG sowie § 9 Abs. 4a EStG.

Zu den steuerfreien Reisekosten gehören drei Hauptkomponenten: Fahrtkosten zum Reiseziel (Kilometerpauschale oder tatsächliche Ticketkosten), Verpflegungsmehraufwendungen in Form von gesetzlichen Tagespauschalen sowie Übernachtungskosten (tatsächliche Kosten oder Pauschale).

Der Arbeitgeber kann diese Beträge steuerfrei erstatten, ohne dass Lohnsteuer oder Sozialversicherungsbeiträge anfallen.

Erstattet er nichts oder weniger als die gesetzlichen Pauschalen, kann der Arbeitnehmer die Differenz als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung ansetzen.

Der Rechner berechnet den steuerfreien Rahmen nach den gesetzlichen Pauschalsätzen 2026 für Inlandsreisen und gibt eine Orientierung für die maximale steuerfreie Erstattung.

Ein typisches Beispiel: Wer für eine Kundenpräsentation 80 Kilometer fährt und mindestens 8 Stunden abwesend ist, kann allein über Fahrtkosten und Verpflegungspauschale einen steuerfreien Betrag von 38 Euro geltend machen – ohne einen einzigen Kassenbeleg einreichen zu müssen.

Die PKW-Kilometerpauschale für Dienstreisen mit dem eigenen privaten Kraftfahrzeug beträgt 2026 unverändert 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer.

Dieser Satz gilt für die gesamte Fahrtstrecke, also Hin- und Rückfahrt zusammengerechnet – im Unterschied zur Entfernungspauschale für den Arbeitsweg, die nur die einfache Strecke berücksichtigt.

Die Kilometerpauschale deckt alle Fahrzeugkosten pauschal ab: Kraftstoff, Verschleiß, Versicherung, Kfz-Steuer und anteilige Abschreibung.

Einzelbelege für tatsächliche Fahrtkosten (Tankquittungen etc.) sind nicht erforderlich; dokumentiert werden müssen nur die Dienstkilometer mit Datum, Reiseziel und dienstlichem Anlass.

Wichtig: Die Kilometerpauschale gilt ausschließlich für das private Fahrzeug. Fährst du mit einem Firmenwagen, entfällt sie; die tatsächlichen Kosten werden dann über das Fahrzeugkonto des Unternehmens gebucht.

Für Fahrten mit Bahn oder ÖPNV werden die tatsächlichen Ticketkosten mit Beleg angesetzt, was bei günstigen Bahnpreisen oft weniger als die Kilometerpauschale ergibt.

Bei einer typischen Vertriebstour von 300 gefahrenen Dienstkilometern ergibt die PKW-Kilometerpauschale genau 90 Euro steuerfreien Fahrtkostenersatz – ohne eine einzige Tankquittung vorlegen zu müssen.

Trage die gefahrenen Kilometer einfach im Rechner ein, um die erstattungsfähige Summe sofort zu sehen.

Verpflegungspauschalen werden nach der Dauer der Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte berechnet. Für volle Reisetage mit 24 Stunden Abwesenheit gilt 2026 ein Pauschalbetrag von 28 Euro.

Für An- und Abreisetage sowie für Reisetage mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit gilt ein Pauschalbetrag von 14 Euro.

Bei Auslandsreisen gelten länderspezifische Auslandspauschalen, die jährlich vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht werden; der Verpflegungsmehraufwand-Rechner berechnet sie direkt für zehn Länder.

Wichtig: Werden Mahlzeiten vom Arbeitgeber oder einem Dritten (z. B. Hotelfrühstück, Kundenbewirtung) kostenlos gestellt, wird die Pauschale gekürzt – um 5,60 Euro je kostenloses Frühstück und um 11,20 Euro je kostenloses Mittag- oder Abendessen.

Eine Kürzung unter null ist nicht möglich. Der Rechner bildet die Basisberechnung für Inlandsdienstreisen ab; Mahlzeitenkürzungen und Auslandspauschalen müssen bei der endgültigen Abrechnung gesondert berücksichtigt werden.

Ab dem vierten Monat einer Langzeitdienstreise am selben Ort entfällt der Anspruch auf Verpflegungspauschalen (Dreimonatsfrist nach § 9 Abs. 4a Satz 6 EStG).

Der Arbeitgeber darf je Inlandsübernachtung 20 Euro steuerfrei erstatten, auch ohne Beleg — in der eigenen Steuererklärung sind dagegen nur die belegten tatsächlichen Kosten abziehbar.

Die Pauschale von 20 Euro gilt nur für inländische Übernachtungen; für Auslandsübernachtungen gelten länderspezifische Pauschalen nach den BMF-Tabellen, die teils erheblich höher liegen (z. B. über 200 Euro in skandinavischen Hauptstädten).

Liegt der tatsächliche Hotelbetrag über 20 Euro, ist es stets günstiger, den Beleg einzureichen.

Bei kostenlosen Übernachtungen, zum Beispiel bei Freunden, in firmeneigenen Unterkünften oder in Gemeinschaftsunterkünften, entfällt der Ansatz einer Übernachtungspauschale.

Selbstständige und Freiberufler können Übernachtungskosten dagegen nicht pauschal, sondern nur mit tatsächlichem Beleg als Betriebsausgabe absetzen – die 20-Euro-Pauschale steht ausschließlich Arbeitnehmern zu.

Der Rechner bietet beide Varianten: Pauschale oder tatsächliche Kosten je Übernachtung.

Bei einer typischen Geschäftsreise nach Berlin mit zwei Übernachtungen in einem Hotel für 120 Euro je Nacht übersteigt der Belegbetrag von 240 Euro die Pauschalerstattung von 40 Euro um das Sechsfache – ein klares Argument, stets die Hotelrechnung aufzubewahren und einzureichen.

Werden Mahlzeiten während der Dienstreise vom Arbeitgeber, vom Kunden oder einer anderen Stelle kostenlos gestellt oder finanziert, muss die Verpflegungspauschale entsprechend gekürzt werden.

Die Kürzungsbeträge für 2026 betragen: 5,60 Euro je gestelltem Frühstück und 11,20 Euro je gestelltem Mittag- oder Abendessen.

Diese Kürzung gilt unabhängig davon, ob die Mahlzeit tatsächlich angenommen oder verbraucht wurde – allein das Angebot löst die Kürzungspflicht aus.

Eine Kürzung unter null Euro ist nicht möglich; bei einem An- oder Abreisetag mit einer Pauschale von 14 Euro und einem gestellten Mittagessen (11,20 Euro) verbleiben noch 2,80 Euro.

Wird ein Hotelfrühstück im Übernachtungspreis enthalten, muss der Arbeitgeber die 5,60-Euro-Kürzung bei der Verpflegungspauschale vornehmen – auch wenn der Hotelpreis das Frühstück nicht separat ausweist.

Im Reisekostenrechner werden Mahlzeitenkürzungen nicht automatisch berechnet; sie müssen bei der manuellen Abrechnung separat berücksichtigt und dokumentiert werden.

Tipp: Notiere für jede Dienstreise im Voraus, ob und welche Mahlzeiten laut Programm oder Einladung gestellt werden, und trage diese Information in deine Reisekostenabrechnung ein – das vereinfacht die Kürzungsrechnung erheblich.

Für die korrekte Abrechnung von Reisekosten musst du bestimmte Belege und Nachweise aufbewahren.

Fahrtkosten mit dem eigenen PKW: Ein Fahrtenbucheintrag oder eine Aufstellung der Dienstkilometer mit Datum, Reiseziel, Route und dienstlichem Zweck reicht aus – Tankquittungen sind bei Nutzung der Kilometerpauschale nicht erforderlich.

Bahn- und ÖPNV-Tickets: Originalbelege oder digitale Buchungsbestätigungen aufbewahren. Übernachtungskosten: Bei tatsächlichen Kosten immer die Hotelrechnung aufbewahren; bei der 20-Euro-Pauschale entfällt der Belegnachweis.

Verpflegungspauschalen: Keine Einzelbelege nötig, nur die Abwesenheitszeiten (Abfahrt und Rückkehr) dokumentieren. Außergewöhnliche Nebenkosten wie Parkgebühren, Taxikosten, Mautgebühren oder Gepäckaufbewahrung: Einzelbelege erforderlich.

Arbeitgeber und Finanzämter prüfen Reisekostenabrechnungen regelmäßig; bewahre alle Unterlagen mindestens bis zur Bestandskraft des Steuerbescheids auf (in der Regel ein Jahr nach Erhalt, bei Einspruch länger).

Für eine dreitägige Vertriebsreise mit PKW, zwei Hotelnächten und täglichen Außenterminen empfiehlt sich ein einfaches Reisekostenformular, das Abfahrtszeit, Rückkehr, Reiseziel und Dienstkilometer pro Tag festhält.

Der Rechner hilft dir, die Gesamtsumme vorab zu kalkulieren, bevor du die Abrechnung einreichst.

Der Reisekostenrechner nutzt die für 2026 geltenden Pauschalsätze nach EStG: PKW-Kilometerpauschale 0,30 Euro pro Kilometer (unverändert seit 2020), Verpflegungspauschale 28 Euro für Ganztage und 14 Euro für An- und Abreisetage sowie Übernachtungspauschale 20 Euro je Nacht (jeweils Inlandssätze).

Die Verpflegungspauschalen liegen seit dem 1. Januar 2020 unverändert bei 28 und 14 Euro; das Steueränderungsgesetz 2025 betraf zum 1. Januar 2026 nur die Entfernungspauschale, nicht die Reisekosten.

Das Bundesfinanzministerium veröffentlicht jährlich aktualisierte Sätze, insbesondere für Auslandsdienstreisen; die aktuellen Werte findest du im BMF-Schreiben zur steuerlichen Behandlung von Reisekosten auf bundesfinanzministerium.de.

Prüfe vor jeder größeren Abrechnung, ob die im Rechner hinterlegten Inlandssätze noch dem aktuellen Stand entsprechen. Bei Abweichungen zwischen Rechnerergebnis und geltendem Steuerrecht gilt das Steuerrecht.

Die Ergebnisse des Rechners sind Orientierungswerte und ersetzen keine individuelle steuerliche Beratung durch einen Steuerberater oder Lohnsteuerhilfeverein.

Als Rechenbeispiel: Eine dreitägige Dienstreise mit einem Anreisetag, einem Ganztag und einem Abreisetag ergibt bei den 2026er Inlandssätzen 14 Euro plus 28 Euro plus 14 Euro, also 56 Euro Verpflegungspauschale.

Für Selbstständige und Freiberufler gelten ähnliche, aber nicht identische Regeln wie für Arbeitnehmer.

Fahrtkosten mit dem eigenen PKW können auch Selbstständige mit 0,30 Euro pro Kilometer als Betriebsausgabe ansetzen – alternativ können sie die tatsächlichen Fahrzeugkosten anteilig nach Geschäftskilometern berechnen, was bei hohen Fahrzeugkosten günstiger sein kann.

Verpflegungsmehraufwendungen sind ebenfalls mit den gleichen Tagespauschalen (28 Euro bzw. 14 Euro) als Betriebsausgabe abzugsfähig, einschließlich der Dreimonatsfrist.

Übernachtungskosten müssen Selbstständige dagegen immer mit tatsächlichen Kosten und Beleg nachweisen; die Arbeitnehmer-Pauschale von 20 Euro steht ihnen nicht zu.

Außerdem gilt für Selbstständige, dass die Fahrtkosten zur regelmäßigen Betriebsstätte nicht als Reisekosten absetzbar sind, analog zur Arbeitnehmer-Regelung für die erste Tätigkeitsstätte.

Der Rechner ist primär auf Arbeitnehmer ausgerichtet; Selbstständige sollten die Ergebnisse als Orientierung nutzen und Details mit ihrem Steuerberater abstimmen.

Als Faustformel: Wer als Selbstständiger 40 Außentermine im Jahr wahrnimmt und dabei jeweils mehr als 8 Stunden unterwegs ist, kommt allein über Verpflegungspauschalen auf 560 Euro Betriebsausgaben – ein Betrag, den der Rechner schnell für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung berechnet.