Reisekostenrechner: Steuerfreie Reisekosten berechnen

Die Verpflegungspauschale für Inlandsdienstreisen beträgt 2026 unverändert 28 Euro für einen vollen Reisetag mit 24 Stunden Abwesenheit und 14 Euro für An- und Abreisetage sowie für Tage mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit (§ 9 Abs. 4a EStG).

Diese Sätze gelten bereits seit dem 1. Januar 2020 unverändert, auch für die Suchjahre 2023 bis 2026 hat sich an den Beträgen nichts geändert – frühere Pläne im Wachstumschancengesetz, den reduzierten Satz auf 16 Euro anzuheben, wurden nicht Gesetz.

Bei einer dreitägigen Reise mit einem An-, einem vollen und einem Abreisetag ergibt der Rechner nach 14 + 28 + 14 Euro genau 56 Euro Verpflegungspauschale.

Trage die Anzahl der vollen Reisetage und der An-/Abreisetage getrennt ein, denn eine Verwechslung führt schnell zu einer doppelt so hohen oder zu niedrigen Pauschale.

Gestellte Mahlzeiten kürzen den Betrag zusätzlich und werden im Rechner nicht automatisch abgezogen.

Der Verpflegungsmehraufwand ergibt sich, indem die Anzahl der vollen Reisetage mit 28 Euro und die Anzahl der An-/Abreisetage beziehungsweise Tage mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit mit 14 Euro multipliziert und beide Beträge addiert werden.

Bei 2 vollen Reisetagen und 2 An-/Abreisetagen rechnet der Rechner 2 × 28 Euro plus 2 × 14 Euro und zeigt 84 Euro Verpflegungspauschale an, wie im Beispiel auf dieser Seite nachvollziehbar.

Maßgeblich ist ausschließlich die Abwesenheitsdauer von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte, nicht die tatsächlich entstandenen Verpflegungskosten – auch wer weniger ausgibt, erhält die volle Pauschale steuerfrei.

Ab dem vierten Monat einer Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte entfällt der Anspruch auf die Pauschale (Dreimonatsfrist, § 9 Abs. 4a Satz 6 EStG), außer die Tätigkeit wird für mindestens vier Wochen unterbrochen.

Trage im Rechner nur Tage ein, für die diese Frist noch nicht abgelaufen ist.

Für Dienstreisen mit dem eigenen Pkw setzt der Rechner 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer an, und zwar für die gesamte Strecke inklusive Rückfahrt – bei einer Fahrt von 40 Kilometern Hin- und Rückweg ergibt das 40 × 0,30 Euro, also 12 Euro Fahrtkosten.

Dieser Satz gilt seit 2020 unverändert und unterscheidet sich bewusst von der Entfernungspauschale für den täglichen Arbeitsweg, die nur die einfache Strecke berücksichtigt und ab 2026 einheitlich 38 Cent beträgt.

Für Motorrad oder Motorroller gilt stattdessen ein Satz von 0,20 Euro pro Kilometer nach § 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 4a S. 2 EStG i. V. m. § 5 Abs. 1 BRKG, den dieser Rechner nicht abbildet.

Wählst du im Rechner Bahn oder ÖPNV statt Pkw, wird keine Kilometerpauschale berechnet, weil dort die tatsächlichen Ticketkosten mit Beleg anzusetzen sind.

Trage bei Dienstfahrten stets die real gefahrene Gesamtstrecke ein, nicht die einfache Entfernung.

Ohne Einzelnachweis darf der Arbeitgeber je Inlandsübernachtung pauschal 20 Euro steuerfrei erstatten (R 9.7 Abs. 3 LStR); bei drei Übernachtungen zeigt der Rechner dafür 3 × 20 Euro, also 60 Euro Übernachtungskosten.

Diese Pauschale gilt ausschließlich für die steuerfreie Arbeitgebererstattung – in der eigenen Steuererklärung können nur die tatsächlichen, belegten Übernachtungskosten als Werbungskosten angesetzt werden (§ 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 5a EStG).

Liegt der tatsächliche Hotelpreis über 20 Euro, was in den meisten deutschen Städten der Fall ist, lohnt sich fast immer die Belegabrechnung: Wähle dazu im Rechner die Option „Tatsächliche Kosten“ und trage den Gesamtbetrag aller Übernachtungen ein.

Bei kostenlosen Übernachtungen, etwa bei Freunden oder in einer Gemeinschaftsunterkunft, entfällt der Ansatz einer Übernachtungspauschale vollständig, und für Selbstständige steht die 20-Euro-Pauschale ohnehin nicht zur Verfügung.

Stellt der Arbeitgeber, ein Kunde oder ein Dritter eine Mahlzeit kostenlos zur Verfügung, muss die Verpflegungspauschale gekürzt werden: um 5,60 Euro je Frühstück und um 11,20 Euro je Mittag- oder Abendessen (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG, 20 beziehungsweise 40 Prozent der vollen 28-Euro-Pauschale).

Bei einem An- oder Abreisetag mit 14 Euro Pauschale und einem gestellten Mittagessen verbleiben rechnerisch nur noch 2,80 Euro; eine Kürzung unter null Euro ist ausgeschlossen.

Diese Kürzung greift unabhängig davon, ob die Mahlzeit tatsächlich gegessen wurde – allein das Angebot löst sie aus, und ein im Hotelpreis enthaltenes Frühstück zählt ebenfalls als gestellte Mahlzeit.

Der Reisekostenrechner bildet diese Kürzung bewusst nicht automatisch ab, weil sie von der individuellen Reiseplanung abhängt; notiere gestellte Mahlzeiten separat und ziehe die Beträge manuell vom angezeigten Ergebnis ab, bevor du die Abrechnung einreichst.

Ja: Zahlt der Arbeitgeber mehr als die gesetzliche Verpflegungspauschale von 28 beziehungsweise 14 Euro, kann er den übersteigenden Betrag bis zur Höhe der doppelten Pauschale mit pauschal 25 Prozent Lohnsteuer versteuern (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG) – für einen vollen Reisetag also bis zu weitere 28 Euro, insgesamt bis zu 56 Euro.

Dieser zusätzliche Betrag bleibt für den Arbeitnehmer sozialversicherungsfrei, ist aber nicht mehr steuerfrei im Sinne des § 3 EStG, sondern pauschal versteuerter Arbeitslohn, den der Arbeitgeber abführt.

Maßgeblich für die Verdoppelung ist die ungekürzte Pauschale, also der Betrag vor Abzug für gestellte Mahlzeiten.

Zahlt der Arbeitgeber mehr als das Doppelte, muss der übersteigende Teil regulär nach den individuellen Lohnsteuermerkmalen versteuert werden.

Der Reisekostenrechner zeigt nur den vollständig steuerfreien Basisbetrag; eine pauschal versteuerte Zusatzzahlung des Arbeitgebers ist gesondert mit der Lohnbuchhaltung abzustimmen.

Die drei Begriffe bezeichnen im deutschen Reisekostenrecht dasselbe: den pauschalen, steuerfreien Ausgleich für die höheren Verpflegungskosten auf einer Dienstreise.

„Verpflegungsmehraufwand“ ist der Gesetzesbegriff aus § 9 Abs. 4a EStG, „Verpflegungspauschale“ die gebräuchliche Kurzform dafür, und „Spesen“ der umgangssprachliche Oberbegriff, der in der betrieblichen Praxis zusätzlich auch Fahrt- und Übernachtungskosten mit einschließen kann.

Rechnerisch ist es immer dieselbe Größe: 28 Euro für einen vollen Reisetag, 14 Euro für An- und Abreisetage.

Wer nach einem „Spesenrechner“ oder einer „Spesenabrechnung“ sucht, meint in aller Regel exakt diese Berechnung, wie sie dieser Reisekostenrechner liefert.

Achte bei betrieblichen Spesenordnungen darauf, ob sie nur die gesetzlichen Pauschalen abbilden oder – wie beim pauschal versteuerten Doppelbetrag nach § 40 Abs. 2 EStG – zusätzliche Zahlungen vorsehen, denn das kann die betriebliche Praxis vom gesetzlichen Mindeststandard unterscheiden.

Der Anspruch auf die Verpflegungspauschale endet nach drei Monaten ununterbrochener beruflicher Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte (Dreimonatsfrist, § 9 Abs. 4a Satz 6 EStG) – ab dem vierten Monat können für diesen Einsatzort keine Verpflegungspauschalen mehr angesetzt werden, unabhängig von der Abwesenheitsdauer je Tag.

Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen, etwa durch Urlaub, Krankheit oder eine andere Tätigkeit, setzt die Frist vollständig neu in Gang, sodass die Pauschale danach wieder für bis zu drei Monate zusteht.

Die Frist zählt kalendermäßig und ist unabhängig vom Arbeitgeberwechsel oder von Wochenendunterbrechungen unter vier Wochen.

Fahrtkosten und Übernachtungskosten sind von dieser Begrenzung nicht betroffen und bleiben auch nach Ablauf der Dreimonatsfrist in voller Höhe ansetzbar.

Der Reisekostenrechner prüft die Dreimonatsfrist nicht automatisch; führe bei Langzeiteinsätzen ein Datum-Protokoll, um den Stichtag nicht zu verpassen.

Ja: Für Dienstreisen ins Ausland gelten nicht die Inlandspauschalen von 28 und 14 Euro, sondern länderspezifische Auslandstage- und Übernachtungsgelder, die das Bundesfinanzministerium jährlich in einem eigenen BMF-Schreiben veröffentlicht – für 2026 zuletzt am 5.

Dezember 2025. Diese Sätze reichen von wenigen Euro in manchen Ländern bis über 80 Euro Tagegeld in teuren Zielen und werden nach dem Zielland und teils sogar nach der Stadt gestaffelt.

Der Reisekostenrechner auf dieser Seite bildet ausschließlich die Inlandssätze ab; für zehn gängige Auslandsziele mit ihren jeweiligen Pauschalen liefert der Verpflegungsmehraufwand-Rechner passende Werte.

Die Kilometerpauschale von 0,30 Euro und die Dreimonatsfrist gelten unabhängig vom Reiseland unverändert weiter.

Prüfe vor einer Auslandsreise stets das aktuelle BMF-Schreiben, weil sich die Länderpauschalen jährlich ändern können, während die Inlandssätze seit 2020 stabil geblieben sind.

Für Selbstständige gelten im Kern dieselben Pauschalen wie für Arbeitnehmer, aber mit einer wichtigen Ausnahme: Die 20-Euro-Übernachtungspauschale ohne Beleg steht ausschließlich Arbeitnehmern zu, Selbstständige müssen Übernachtungskosten immer mit tatsächlichem Beleg als Betriebsausgabe ansetzen.

Fahrtkosten mit dem eigenen Pkw können Selbstständige ebenfalls mit 0,30 Euro pro Kilometer als Betriebsausgabe verbuchen, alternativ auch mit den tatsächlichen anteiligen Fahrzeugkosten, wenn diese höher liegen.

Die Verpflegungspauschalen von 28 und 14 Euro gelten unverändert und unterliegen ebenfalls der Dreimonatsfrist.

Nutzt ein Selbstständiger den Rechner mit der Option „Tatsächliche Kosten“ bei der Übernachtung, entspricht das Ergebnis exakt der zulässigen Betriebsausgabe.

Bei 40 Außenterminen im Jahr mit jeweils über 8 Stunden Abwesenheit ergeben allein die Verpflegungspauschalen 560 Euro Betriebsausgaben – ein Betrag, den die Einnahmen-Überschuss-Rechnung entsprechend ausweisen sollte.