Arbeitgeberkosten-Rechner 2026: Gesamtkosten je Mitarbeiter

Das Bruttogehalt ist der vertragliche Lohn des Arbeitnehmers – der Betrag, von dem AN-seitig Lohnsteuer und Sozialversicherung abgezogen werden.

Die Arbeitgeberkosten (auch: Arbeitgeberbrutto, Personalkosten oder Lohnnebenkosten) umfassen zusätzlich alle Pflichtbeiträge, die der Arbeitgeber selbst an Sozialversicherungsträger abführen muss.

Dazu zählen je hälftig (oder festgelegt) RV, AV, KV und PV sowie die Umlagen U1 (Lohnfortzahlung), U2 (Mutterschaft) und die Insolvenzgeldumlage. Die Gesamtkosten liegen daher typischerweise 20–22 % über dem Bruttogehalt des Arbeitnehmers.

Mit den Voreinstellungen des Rechners – 3.500 € brutto, 2,9 % KV-Zusatzbeitrag, Nordrhein-Westfalen, ohne U1 – ergeben sich 753,90 € AG-Aufwand und damit 4.253,90 € Gesamtkosten pro Monat, also 21,5 % über dem Brutto.

Die Lohnsteuer gehört ausdrücklich nicht dazu: Sie zahlt der Arbeitnehmer aus seinem Brutto, der Arbeitgeber führt sie nur ab.

Für die Jahresbudgetplanung bedeutet das: Ein Mitarbeiter mit 3.500 € Bruttogehalt kostet das Unternehmen rechnerisch rund 51.047 € im Jahr – ohne Urlaubs- oder Weihnachtsgeld.

Der Arbeitgeber zahlt 2026 zusätzlich zum Bruttogehalt rund 21,54 Prozent Lohnnebenkosten – solange das Gehalt unterhalb der Beitragsbemessungsgrenze für Kranken- und Pflegeversicherung von 5.812,50 Euro im Monat liegt.

Diese 21,54 Prozent setzen sich zusammen aus 9,3 Prozent Rentenversicherung, 1,3 Prozent Arbeitslosenversicherung, 8,75 Prozent Krankenversicherung (7,3 Prozent plus dem hälftigen Zusatzbeitrag von durchschnittlich 2,9 Prozent) und 1,8 Prozent Pflegeversicherung (in Sachsen 1,3 Prozent), dazu 0,24 Prozent Umlage U2 und 0,15 Prozent Insolvenzgeldumlage.

Betriebe mit höchstens 30 Beschäftigten zahlen zusätzlich die Umlage U1, die je nach Krankenkasse und Erstattungssatz zwischen etwa 0,7 und 3,5 Prozent liegt.

Nicht enthalten sind die branchenabhängigen Beiträge zur Berufsgenossenschaft (0,5 bis 10 Prozent) sowie Urlaubs- und Weihnachtsgeld.

Vergleiche die komplette Aufschlüsselung aller Sätze am besten in der Übersichtstabelle der Beitragssätze, statt dir nur die Gesamtquote zu merken, da sich einzelne Sätze jährlich ändern können.

Bei 2.000 Euro Bruttogehalt (Nordrhein-Westfalen, KV-Zusatzbeitrag 2,9 %, ohne Umlage U1) zahlt der Arbeitgeber 430,80 Euro Sozialversicherungsanteile zusätzlich: 186 Euro Rentenversicherung, 26 Euro Arbeitslosenversicherung, 175 Euro Krankenversicherung und 36 Euro Pflegeversicherung, dazu 4,80 Euro Umlage U2 und 3 Euro Insolvenzgeldumlage.

Die Gesamtkosten liegen damit bei 2.430,80 Euro im Monat, ein Aufschlag von exakt 21,54 Prozent auf das Brutto.

Dieser Prozentsatz gilt für jedes Bruttogehalt unterhalb der Beitragsbemessungsgrenze für Kranken- und Pflegeversicherung von 5.812,50 Euro im Monat – erst darüber sinkt der Aufschlag, weil einzelne Beiträge gedeckelt werden.

Für die Jahresplanung heißt das: Ein Mitarbeiter mit 2.000 Euro Monatsbrutto kostet das Unternehmen 29.169,60 Euro im Jahr, noch ohne Berufsgenossenschaft, Urlaubs- oder Weihnachtsgeld.

Aktivierst du zusätzlich die Umlage U1 für Kleinbetriebe mit höchstens 30 Beschäftigten, steigen die Kosten um den jeweiligen Kassensatz weiter an.

Gib dein eigenes Bruttogehalt in den Rechner ein, um die exakten Arbeitgeberanteile für deinen Fall statt der Beispielwerte zu erhalten.

Bei 1.000 Euro Bruttogehalt beträgt der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung 215,40 Euro im Monat: 93 Euro Rentenversicherung (9,3 %), 13 Euro Arbeitslosenversicherung (1,3 %), 87,50 Euro Krankenversicherung (7,3 % plus halber Zusatzbeitrag von 2,9 %) und 18 Euro Pflegeversicherung (1,8 %), dazu 2,40 Euro Umlage U2 und 1,50 Euro Insolvenzgeldumlage.

Die Gesamtkosten für den Arbeitgeber liegen damit bei 1.215,40 Euro, ein Aufschlag von 21,54 Prozent auf das Brutto – derselbe Prozentsatz wie bei jedem Gehalt unterhalb der Beitragsbemessungsgrenze KV/PV von 5.812,50 Euro.

Für Betriebe mit höchstens 30 Beschäftigten kommt zusätzlich die Umlage U1 hinzu, deren Satz je nach Krankenkasse und Erstattungsquote zwischen etwa 0,7 und 3,5 Prozent variiert.

Achtung: Liegt das Bruttogehalt bei oder unter 603 Euro, greift stattdessen die Minijob-Grenze 2026 mit pauschalen Abgabesätzen der Minijob-Zentrale statt der hier gezeigten regulären Arbeitgeberanteile.

Prüfe deshalb vor der Berechnung, ob die Beschäftigung sozialversicherungspflichtig oder geringfügig ist, und nutze für Minijobs den separaten Minijob-Rechner.

Bei 2.500 Euro Bruttogehalt zahlt der Arbeitgeber 538,50 Euro Sozialversicherungsanteile zusätzlich zum Lohn: 232,50 Euro Rentenversicherung, 32,50 Euro Arbeitslosenversicherung, 218,75 Euro Krankenversicherung (inklusive halbem Zusatzbeitrag von 2,9 %) und 45 Euro Pflegeversicherung, dazu 6 Euro Umlage U2 und 3,75 Euro Insolvenzgeldumlage.

Die Gesamtkosten betragen damit 3.038,50 Euro im Monat beziehungsweise 36.462 Euro im Jahr, ein Aufschlag von 21,54 Prozent.

Bei einer Gehaltserhöhung auf 3.000 Euro steigen die Arbeitgeberanteile auf 646,20 Euro, weiterhin bei konstant 21,54 Prozent Aufschlag.

Dieser Wert gilt bundeseinheitlich, außer in Sachsen: Dort sinkt der Pflegeanteil von 45 auf 32,50 Euro, weil der Arbeitgeber dort nur 1,3 statt 1,8 Prozent zahlt.

Wer mehrere Gehaltsangebote im Bereich 2.000 bis 3.000 Euro vergleicht, sollte immer die Gesamtkosten und nicht nur das Brutto gegenüberstellen, weil sich der Aufschlag erst oberhalb von 5.812,50 Euro monatlich prozentual verringert.

Trag den genauen KV-Zusatzbeitrag deiner Krankenkasse ein, um von der Durchschnittsannahme 2,9 Prozent abzuweichen.

Bei 5.000 Euro Bruttogehalt liegen die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung bei 1.077 Euro im Monat: 465 Euro Rentenversicherung, 65 Euro Arbeitslosenversicherung, 437,50 Euro Krankenversicherung und 90 Euro Pflegeversicherung, dazu 12 Euro Umlage U2 und 7,50 Euro Insolvenzgeldumlage.

Die Gesamtkosten für den Arbeitgeber betragen damit 6.077 Euro im Monat, wieder ein Aufschlag von 21,54 Prozent, weil 5.000 Euro noch unterhalb der Beitragsbemessungsgrenze für Kranken- und Pflegeversicherung von 5.812,50 Euro liegen.

Überschreitet das Gehalt diese Grenze, etwa bei einer Gehaltserhöhung auf 6.000 Euro, sinkt der prozentuale Aufschlag bereits auf rund 21,2 Prozent, weil Kranken- und Pflegebeitrag dann gedeckelt sind.

Bei einer weiteren Erhöhung auf 8.450 Euro, der Beitragsbemessungsgrenze für Renten- und Arbeitslosenversicherung, erreichen auch diese beiden Beiträge ihr Maximum.

Auf das Jahr gerechnet kostet ein Mitarbeiter mit 5.000 Euro Monatsbrutto 72.924 Euro, ohne Berufsgenossenschaft und Sonderzahlungen.

Plane für Führungskräfte und Spezialisten in dieser Gehaltsklasse deshalb genau diesen Grenzwert mit ein, bevor du ein Jahresbudget festlegst.

Die Beitragsbemessungsgrenze (BBG) ist die Einkommensgrenze, bis zu der Sozialversicherungsbeiträge berechnet werden. Verdient ein Arbeitnehmer mehr, werden Beiträge nur bis zur BBG erhoben – der übersteigende Lohn ist beitragsfrei.

2026 bundeseinheitlich: BBG für RV/AV = 8.450 Euro/Monat, BBG für KV/PV = 5.812,50 Euro/Monat.

Für Hochverdiener bedeutet das: Die absolute SV-Last des AG steigt nicht proportional zum Gehalt – ab der BBG fallen keine weiteren Beiträge mehr an, was die prozentuale Kostenquote sinken lässt.

Der Rechner zeigt den Effekt deutlich: Bei 3.500 Euro Brutto liegt die Quote bei 21,54 Prozent, bei 9.000 Euro Brutto nur noch bei rund 17,13 Prozent – beide BBG sind dann überschritten.

Nach dem Referentenentwurf zur Sozialversicherungsrechengrößen-Verordnung 2027 sollen beide Grenzen zum 1. Januar 2027 weiter steigen, die BBG KV/PV sogar überproportional; das hebt den maximalen Arbeitgeberanteil für Besserverdiener spürbar an.

Prüfe bei Gehältern nahe der Grenze deshalb jährlich, ob sich die Kostenquote durch die neue BBG verändert, bevor du ein Jahresbudget festlegst.

Die Umlage U1 (Aufwendungsausgleich Lohnfortzahlung) nach § 1 Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) ist eine Pflichtabgabe für Arbeitgeber mit bis zu 30 Beschäftigten.

Sie finanziert die Erstattung der Lohnfortzahlung im Krankheitsfall: Kleinbetriebe erhalten von der Krankenkasse einen Großteil der gezahlten Entgeltfortzahlung zurück (Erstattungssatz je nach U1-Variante 40–80 %).

Der Beitragssatz variiert je Krankenkasse und Erstattungssatz zwischen ca. 0,7 % und 3,5 % des Bruttolohns. Arbeitgeber mit mehr als 30 AN sind von U1 befreit, zahlen aber weiterhin U2.

Deshalb ist U1 im Rechner ein Schalter und kein Automatismus: Setz den Haken nur, wenn dein Betrieb höchstens 30 Arbeitnehmer hat, und trag den Satz deiner Krankenkasse ein – die Voreinstellung von 1,2 % ist ein Platzhalter.

U1 ist keine verlorene Abgabe, sondern eine Versicherungsprämie: Der höhere Satz bringt die höhere Erstattungsquote.

Wer zum Beispiel 50 % Erstattung wählt, zahlt typischerweise einen niedrigeren U1-Satz als bei 80 % – ein Kompromiss, der sich erst ab häufigeren Langzeiterkrankungen rechnet.

Bei geringfügig Beschäftigten zahlt der Arbeitgeber Pauschalabgaben: 13 % Pauschalbeitrag zur gesetzlichen Krankenversicherung, 15 % Pauschalbeitrag zur Rentenversicherung und 2 % Pauschallohnsteuer (wählbar), zusammen 30 %.

Außerdem sind U2 (0,24 %) und Insolvenzgeldumlage (0,15 %) zu entrichten, sowie die U1 für Kleinbetriebe. Die Pauschalabgaben werden direkt an die Minijob-Zentrale (Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See) abgeführt.

Die Verdienstgrenze liegt 2026 bei 603 Euro im Monat: Sie ist seit Oktober 2022 an den Mindestlohn gekoppelt und ergibt sich nach § 8 Abs. 1a SGB IV aus Mindestlohn × 130 ÷ 3, also 13,90 € × 130 ÷ 3 = 602,33 €, aufgerundet auf volle Euro.

Dieser Rechner bildet den Minijob nicht ab – er rechnet mit den regulären AG-Anteilen ab 450 Euro Brutto.

Für Betriebe lohnt sich zu wissen: Bei einem Minijobber mit dem vollen Verdienst von 603 Euro fallen bis zu 31,17 % Pauschalabgaben an (KV 13 % + RV 15 % + Pauschsteuer 2 % + U2 0,22 % + Inso 0,15 %, zzgl.

U1 für Kleinbetriebe) – rund 187,96 Euro monatlich. Ein Teilzeitbeschäftigter mit 800 Euro Brutto kostet durch reguläre SV-Beiträge ähnlich viel, genießt aber vollen Sozialversicherungsschutz.

In Sachsen gibt es eine Sonderregelung: Der Pflegeversicherungs-Gesamtbeitrag beträgt ebenfalls 3,6 %, jedoch trägt der Arbeitnehmer 2,3 % und der Arbeitgeber nur 1,3 % (§ 58 Abs. 3 SGB XI).

Der Hintergrund wird meist falsch wiedergegeben: Nicht Sachsen hat den Buß- und Bettag abgeschafft, sondern alle anderen Bundesländer – Sachsen ist das einzige Land, das den Feiertag behalten hat.

Weil die Arbeitgeber dort also nicht durch einen zusätzlichen Arbeitstag entlastet wurden, tragen sächsische Arbeitnehmer nach § 58 Abs. 3 SGB XI einen Beitragspunkt allein; die restlichen 2,6 % teilen beide Seiten je zur Hälfte (1,3 %).

In allen anderen Ländern zahlen AG und AN je 1,8 % (zzgl. Kinderlosenzuschlag von 0,6 % nur beim AN). Bei 3.500 Euro Brutto spart der sächsische Arbeitgeber so 17,50 Euro im Monat.

Im Jahr sind das 210 Euro Ersparnis gegenüber einem Betrieb in Bayern oder Hessen – relevant für Unternehmen, die in Sachsen mehrere Stellen besetzen.