Arbeitgeberkosten-Rechner 2026: Gesamtkosten je Mitarbeiter

Das Bruttogehalt ist der vertragliche Lohn des Arbeitnehmers – der Betrag, von dem AN-seitig Lohnsteuer und Sozialversicherung abgezogen werden.

Die Arbeitgeberkosten (auch: Arbeitgeberbrutto, Personalkosten oder Lohnnebenkosten) umfassen zusätzlich alle Pflichtbeiträge, die der Arbeitgeber selbst an Sozialversicherungsträger abführen muss.

Dazu zählen je hälftig (oder festgelegt) RV, AV, KV und PV sowie die Umlagen U1 (Lohnfortzahlung), U2 (Mutterschaft) und die Insolvenzgeldumlage. Die Gesamtkosten liegen daher typischerweise 20–22 % über dem Bruttogehalt des Arbeitnehmers.

Mit den Voreinstellungen des Rechners – 3.500 € brutto, 2,9 % KV-Zusatzbeitrag, Nordrhein-Westfalen, ohne U1 – ergeben sich 753,90 € AG-Aufwand und damit 4.253,90 € Gesamtkosten pro Monat, also 21,5 % über dem Brutto.

Die Lohnsteuer gehört ausdrücklich nicht dazu: Sie zahlt der Arbeitnehmer aus seinem Brutto, der Arbeitgeber führt sie nur ab.

Für die Jahresbudgetplanung bedeutet das: Ein Mitarbeiter mit 3.500 € Bruttogehalt kostet das Unternehmen rechnerisch rund 51.047 € im Jahr – ohne Urlaubs- oder Weihnachtsgeld.

Der Rechner bildet den Stand 2026 ab, der bundeseinheitlich gilt – eine West-Ost-Unterscheidung gibt es bei den Beitragsbemessungsgrenzen seit 2025 nicht mehr.

Bundeseinheitlich bedeutet: Die Beitragssätze gelten in allen 16 Bundesländern identisch, mit Ausnahme des sächsischen Pflegebeitrags.

Rentenversicherung AG 9,3 % (§ 168 SGB VI), Arbeitslosenversicherung AG 1,3 % (§ 346 SGB III), Krankenversicherung AG 7,3 % plus halber KV-Zusatzbeitrag (§ 249 SGB V; durchschnittlicher Zusatzbeitrag 2026: 2,9 % → AG-Anteil 1,45 %), Pflegeversicherung AG 1,8 % (in Sachsen 1,3 %, § 58 SGB XI).

Hinzu kommen Umlage U2 (0,24 %) und die Insolvenzgeldumlage von 0,15 % (§ 360 SGB III – der 2024 geltende Satz von 0,06 % ist ausgelaufen).

Die Beitragsbemessungsgrenze für RV/AV beträgt 2026 monatlich 8.450 Euro (101.400 Euro im Jahr), für KV/PV 5.812,50 Euro (69.750 Euro im Jahr). Für einen Mitarbeiter mit 5.000 Euro Brutto steigen die AG-Anteile auf rund 1.080 Euro pro Monat.

Beim Vergleich von Gehaltsangeboten lohnt es sich daher, den Rechner gegenzuprüfen, bevor Einstellungsbudgets freigegeben werden.

Die Umlage U1 (Aufwendungsausgleich Lohnfortzahlung) nach § 1 Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) ist eine Pflichtabgabe für Arbeitgeber mit bis zu 30 Beschäftigten.

Sie finanziert die Erstattung der Lohnfortzahlung im Krankheitsfall: Kleinbetriebe erhalten von der Krankenkasse einen Großteil der gezahlten Entgeltfortzahlung zurück (Erstattungssatz je nach U1-Variante 40–80 %).

Der Beitragssatz variiert je Krankenkasse und Erstattungssatz zwischen ca. 0,7 % und 3,5 % des Bruttolohns. Arbeitgeber mit mehr als 30 AN sind von U1 befreit, zahlen aber weiterhin U2.

Deshalb ist U1 im Rechner ein Schalter und kein Automatismus: Setz den Haken nur, wenn dein Betrieb höchstens 30 Arbeitnehmer hat, und trag den Satz deiner Krankenkasse ein – die Voreinstellung von 1,2 % ist ein Platzhalter.

U1 ist keine verlorene Abgabe, sondern eine Versicherungsprämie: Der höhere Satz bringt die höhere Erstattungsquote.

Wer zum Beispiel 50 % Erstattung wählt, zahlt typischerweise einen niedrigeren U1-Satz als bei 80 % – ein Kompromiss, der sich erst ab häufigeren Langzeiterkrankungen rechnet.

Nein.

Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft, BG) werden ausschließlich vom Arbeitgeber getragen, schwanken aber stark nach Branche: Bürotätigkeiten zahlen ca. 0,5–1,5 % des Bruttolohns, Bauberufe können 4–10 % oder mehr betragen.

Diese Beiträge werden separat jährlich nach dem Vorjahresentgelt festgesetzt und sind nicht Teil der monatlichen SV-Abrechnung. Für eine vollständige Personalkostenplanung müssen BG-Beiträge zusätzlich berücksichtigt werden.

Ebenfalls nicht im Ergebnis enthalten sind Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Boni, betriebliche Altersvorsorge, der Arbeitsplatz selbst sowie die Fortzahlung im Urlaubs- und Krankheitsfall.

Rechne für eine belastbare Vollkostenrechnung also den BG-Satz deiner Berufsgenossenschaft und alle Sonderzahlungen auf den ausgewiesenen Betrag auf – der Rechner liefert die SV-Untergrenze, nicht die Vollkosten einer Stelle.

Ein Handwerksbetrieb zahlt für einen Gesellen mit 3.500 Euro Brutto beispielsweise rund 5 % BG-Beitrag (175 Euro monatlich), was die Jahres-Vollkosten um rund 2.100 Euro über das SV-Ergebnis des Rechners hebt.

Bei geringfügig Beschäftigten zahlt der Arbeitgeber Pauschalabgaben: 13 % Pauschalbeitrag zur gesetzlichen Krankenversicherung, 15 % Pauschalbeitrag zur Rentenversicherung und 2 % Pauschallohnsteuer (wählbar), zusammen 30 %.

Außerdem sind U2 (0,24 %) und Insolvenzgeldumlage (0,15 %) zu entrichten, sowie die U1 für Kleinbetriebe. Die Pauschalabgaben werden direkt an die Minijob-Zentrale (Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See) abgeführt.

Die Verdienstgrenze liegt 2026 bei 603 Euro im Monat: Sie ist seit Oktober 2022 an den Mindestlohn gekoppelt und ergibt sich nach § 8 Abs. 1a SGB IV aus Mindestlohn × 130 ÷ 3, also 13,90 € × 130 ÷ 3 = 602,33 €, aufgerundet auf volle Euro.

Dieser Rechner bildet den Minijob nicht ab – er rechnet mit den regulären AG-Anteilen ab 450 Euro Brutto.

Für Betriebe lohnt sich zu wissen: Bei einem Minijobber mit dem vollen Verdienst von 603 Euro fallen bis zu 31,17 % Pauschalabgaben an (KV 13 % + RV 15 % + Pauschsteuer 2 % + U2 0,22 % + Inso 0,15 %, zzgl.

U1 für Kleinbetriebe) – rund 187,96 Euro monatlich. Ein Teilzeitbeschäftigter mit 800 Euro Brutto kostet durch reguläre SV-Beiträge ähnlich viel, genießt aber vollen Sozialversicherungsschutz.

Die Beitragsbemessungsgrenze (BBG) ist die Einkommensgrenze, bis zu der Sozialversicherungsbeiträge berechnet werden. Verdient ein Arbeitnehmer mehr, werden Beiträge nur bis zur BBG erhoben – der übersteigende Lohn ist beitragsfrei.

2026 bundeseinheitlich: BBG für RV/AV = 8.450 Euro/Monat, BBG für KV/PV = 5.812,50 Euro/Monat.

Für Hochverdiener bedeutet das: Die absolute SV-Last des AG steigt nicht proportional zum Gehalt – ab der BBG fallen keine weiteren Beiträge mehr an, was die prozentuale Kostenquote sinken lässt.

Der Rechner zeigt den Effekt deutlich: Bei 3.500 Euro Brutto liegt die Quote bei 21,5 %, bei 10.000 Euro Brutto nur noch bei 15,4 % – beide BBG sind dann überschritten.

Auch U1, U2 und Insolvenzgeldumlage kappt der Rechner bei der BBG der Rentenversicherung, nicht am vollen Brutto.

Das bedeutet in der Praxis: Wer im Rechner 9.000 Euro Brutto eingibt, sieht, dass AG und AN bei RV, AV und KV/PV jeweils auf Maximalbeiträge gedeckelt sind.

Jede weitere Gehaltserhöhung über die BBG fließt daher nahezu vollständig ins Brutto – ohne zusätzliche SV-Last.

In Sachsen gibt es eine Sonderregelung: Der Pflegeversicherungs-Gesamtbeitrag beträgt ebenfalls 3,6 %, jedoch trägt der Arbeitnehmer 2,3 % und der Arbeitgeber nur 1,3 % (§ 58 Abs. 3 SGB XI).

Der Hintergrund wird meist falsch wiedergegeben: Nicht Sachsen hat den Buß- und Bettag abgeschafft, sondern alle anderen Bundesländer – Sachsen ist das einzige Land, das den Feiertag behalten hat.

Weil die Arbeitgeber dort also nicht durch einen zusätzlichen Arbeitstag entlastet wurden, tragen sächsische Arbeitnehmer nach § 58 Abs. 3 SGB XI einen Beitragspunkt allein; die restlichen 2,6 % teilen beide Seiten je zur Hälfte (1,3 %).

In allen anderen Ländern zahlen AG und AN je 1,8 % (zzgl. Kinderlosenzuschlag von 0,6 % nur beim AN). Bei 3.500 Euro Brutto spart der sächsische Arbeitgeber so 17,50 Euro im Monat.

Im Jahr sind das 210 Euro Ersparnis gegenüber einem Betrieb in Bayern oder Hessen – relevant für Unternehmen, die in Sachsen mehrere Stellen besetzen.

Der Rechner verwendet die Beitragssätze und Beitragsbemessungsgrenzen, die ab 01.01.2026 gelten (Verordnung über die maßgebenden Rechengrößen der Sozialversicherung für 2026).

Beitragssätze werden jährlich durch Bundesgesetz und Beschlüsse der Sozialversicherungsträger angepasst.

Der KV-Zusatzbeitrag variiert je Krankenkasse und kann sich unterjährig ändern – im Rechner muss der jeweils aktuelle Satz der gewählten Kasse eingetragen werden; die Voreinstellung von 2,9 % ist nur der vom BMG nach § 242a SGB V bekannt gegebene Durchschnitt, keine Zusage deiner Kasse.

Für offizielle und verbindliche Werte: Bundesministerium für Gesundheit (BMG), Deutsche Rentenversicherung (DRV) und GKV-Spitzenverband. Dieser Rechner ist kein Ersatz für Lohnbuchhaltung oder Steuerberatung.

Arbeitgeber mit mehreren Mitarbeitern profitieren davon, den Rechner zum Jahreswechsel mit den neuen Werten zu aktualisieren: Ein KV-Zusatzbeitrag, der um 0,3 Prozentpunkte steigt, erhöht die monatlichen AG-Kosten bei 3.500 Euro Brutto um rund 5,25 Euro pro Mitarbeiter – bei 20 Beschäftigten also 1.260 Euro jährliche Mehrkosten.

Die Insolvenzgeldumlage stieg 2025 von 0,06 % auf 0,15 % – ein Beispiel dafür, wie kleine Satzänderungen die Planung beeinflussen können.