Stundenverrechnungssatz berechnen: Handwerk und Betrieb

Der Stundenverrechnungssatz ist der Betrag, den ein Selbstständiger pro abgerechneter Arbeitsstunde in Rechnung stellen muss, um alle Kosten zu decken und das gewünschte Nettoeinkommen zu erzielen.

Er unterscheidet sich vom einfachen Stundenlohn in mehreren Punkten: Er muss das Bruttoeinkommen vor Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen abdecken (nicht das Netto), er enthält anteilig alle Betriebskosten (Miete, Software, Versicherungen, Fahrzeug), und er wird nur auf produktive (abrechenbare) Stunden umgelegt – während nicht abrechenbare Zeit (Akquise, Buchhaltung, Verwaltung, Krankheit) mit eingerechnet wird.

Deshalb liegt der Stundenverrechnungssatz typischerweise 2–4 mal höher als ein vergleichbarer Angestellten-Stundenlohn.

Wer als Angestellter 25 Euro brutto pro Stunde verdient, muss als Selbstständiger mindestens 60 bis 80 Euro in Rechnung stellen, weil Arbeitgeberanteile, bezahlter Urlaub, Lohnfortzahlung und Betriebskosten nun selbst getragen werden müssen.

Ein Elektriker, der als Angestellter 30.000 Euro brutto jährlich verdient, muss selbstständig mindestens 65.000 Euro Jahresumsatz erzielen, um nach Steuern, Krankenversicherung und Betriebskosten dasselbe Nettoeinkommen zu behalten.

Das Eingabefeld Arbeitsstunden pro Tag (brutto) erfasst die gesamte tägliche Arbeitszeit einschließlich Verwaltung und Akquise; die Ausfallquote zieht den nicht abrechenbaren Anteil davon ab.

Nicht abrechenbar sind Akquise- und Netzwerkveranstaltungen, Angebotsschreiben, Buchhaltung und Steuererklärung, interne Weiterbildung und Messbesuche, Urlaub und Krankheitstage sowie Verwaltungsaufgaben.

Die Ausfallquote (Anteil nicht abrechenbarer Zeit) liegt bei Selbstständigen typischerweise zwischen 15 und 35 Prozent. Berufsanfänger sollten eher 30–40 Prozent einplanen, weil Akquise viel Zeit kostet.

Erfahrene Selbstständige mit vollem Auftragsbuch kommen auf 10–20 Prozent.

Bei saisonabhängigen Branchen wie dem Bauhandwerk oder der Gastronomie schwankt die Auslastung über das Jahr zusätzlich erheblich, weshalb ein Jahresdurchschnitt aussagekräftiger ist als eine einzelne Monatsmessung.

Der Rechner multipliziert Arbeitstage × Stunden/Tag × (1 − Ausfallquote), um die produktiven Jahresstunden zu berechnen. Ein Webdesigner mit 220 Werktagen je 8 Stunden hat bei 25 Prozent Ausfallquote noch 1.320 produktive Jahresstunden statt 1.760.

Wer diesen Unterschied ignoriert, kalkuliert seinen Stundensatz um bis zu 33 Prozent zu niedrig.

Die kombinierte Steuer- und SV-Quote setzt sich aus Einkommensteuer plus Solidaritätszuschlag plus Sozialversicherungsbeiträgen zusammen. Als Selbstständiger ohne Arbeitgeber müssen beide Hälften der Beiträge selbst getragen werden.

Richtwerte für 2026: Gesetzliche Rentenversicherung ca. 18,6 % des Gewinns (sofern pflichtversichert), freiwillige Kranken- und Pflegeversicherung ca. 20,4–21,7 % (je nach Kasse, Kinderanzahl und kassenindividuellem Zusatzbeitrag), Einkommensteuer je nach Einkommen 20–42 %.

Einschließlich Soli liegt die Gesamtquote bei Einkommen um 60.000 Euro netto und freiwilliger KV typischerweise bei 38–45 %. Kleingewerbetreibende ohne Rentenversicherungspflicht kommen auf niedrigere Quoten.

Prüfe die Quote mindestens einmal jährlich, da sich KV-Zusatzbeiträge, Beitragsbemessungsgrenzen und Steuertarife regelmäßig ändern und den Stundenverrechnungssatz unmittelbar beeinflussen.

Der Rechner verwendet die eingegebene Quote, ohne sie selbst zu berechnen – Steuerberater um genaue Schätzung bitten.

Ein selbstständiger Berater mit 80.000 Euro Jahresgewinn und freiwilliger GKV zahlt 2026 rund 37.000 Euro an Steuern und Sozialversicherung, was einer Gesamtquote von gut 46 Prozent entspricht (bei unterstellter GKV-Versicherung, RV-Pflicht, ohne Kirchensteuer) und direkt als Eingabewert in den Rechner einfließen sollte.

Betriebskosten sind alle Ausgaben, die direkt mit der selbstständigen Tätigkeit zusammenhängen: Miete für Büro oder Werkstatt (anteilig bei Heimarbeit), Software-Abonnements und Lizenzen (z. B. Adobe, DATEV, Microsoft 365), Berufshaftpflicht-, Berufsunfähigkeits- und Inventarversicherungen, Fahrtkosten und Fahrzeugkosten (Leasingrate oder AfA anteilig), Werkzeug und Arbeitsmittel (AfA oder Sofortabschreibung bis 800 Euro netto), Weiterbildung und Fachbücher, Buchhaltungskosten und Steuerberater, Marketingkosten (Website, Visitenkarten, Messen) und Büromaterial.

Nicht dazu gehören private Ausgaben und nicht betrieblich veranlasste Kosten.

Häufig vergessen werden IHK- oder Handwerkskammerbeiträge, Kontoführungsgebühren für das Geschäftskonto, Kosten für die Berufsgenossenschaft, Telefonkosten sowie Rückstellungen für Instandhaltung und Ersatzbeschaffung von Werkzeug oder Maschinen.

Typische Betriebskosten liegen je nach Branche zwischen 5.000 und 30.000 Euro jährlich; im Handwerk mit Werkstatt und Fahrzeug oft am oberen Ende dieser Spanne.

Ein IT-Freelancer mit Homeoffice kommt meist auf 8.000 bis 15.000 Euro Betriebskosten jährlich, während ein Malermeister mit eigenem Fahrzeug und Werkstatt leicht 25.000 bis 40.000 Euro erreicht, was den Stundenverrechnungssatz allein um 15 bis 20 Euro pro Stunde unterscheiden kann.

Wenn der errechnete kostendeckende Stundensatz höher liegt als das, was der Markt zahlt, gibt es vier mögliche Reaktionen. Erstens Kosten senken: Günstigere Software wählen, Homeoffice statt Büro, Versicherungen vergleichen.

Zweitens Einkommen senken: Das gewünschte Nettoeinkommen auf ein realistisches Niveau adjustieren – insbesondere für Berufseinsteiger. Drittens Produktivität steigern: Ausfallquote durch effizientere Akquise senken, mehr Stunden täglich abrechnen.

Viertens Positionierung verbessern: Ein klar erkennbarer Mehrwert (Spezialisierung, Zertifizierung, Referenzen) ermöglicht höhere Stundensätze als die Konkurrenz.

Fünftens: Statt den Stundensatz zu senken, kann eine Umstellung auf Pauschal- oder Projektpreise den wahrgenommenen Wert der Leistung vom reinen Zeitaufwand entkoppeln und höhere Margen ermöglichen.

Wenn keiner dieser Wege gangbar ist, sollte die Wirtschaftlichkeit des Geschäftsmodells grundsätzlich hinterfragt werden.

Ein Grafikdesigner mit einem errechneten Mindestsatz von 95 Euro, der am Markt nur 75 Euro durchsetzen kann, könnte durch Spezialisierung auf Corporate Design und Fokus auf mittelständische Kunden innerhalb von zwölf Monaten realistische 85 bis 100 Euro pro Stunde verlangen.

Beide Rechner kommen zum ähnlichen Ergebnis, unterscheiden sich aber im Ansatz.

Der Stundensatz-Freelancer-Rechner rechnet über Wochen (Arbeitsstunden pro Woche, Urlaubs- und Ausfallwochen) und gibt zusätzlich das Bruttoeinkommen sowie den USt-Rechnungsbetrag aus.

Der Stundenverrechnungssatz-Rechner rechnet über Arbeitstage und Ausfallquote und gibt den Jahresumsatzbedarf als eigene Ergebnisgröße aus; der Tagessatz kommt als zusätzliche Kennzahl dazu.

Beide haben ein Steuer-/SV-Quotenfeld – wer mit prozentualen Abzügen kalkulieren will, kann beide nutzen.

Der entscheidende Praxisunterschied: Der Freelancer-Rechner liefert einen Brutto-Rechnungsbetrag inklusive USt, der Verrechnungssatz-Rechner die kalkulatorische Netto-Untergrenze als Jahresumsatzbedarf.

Für Handwerker und Dienstleister, die Angebote auf Tagesbasis ausstellen, ist der Tagessatz die praktischere Größe.

Achtung: Der errechnete Satz ist eine Kostendeckungs-Untergrenze; auf den Angebotspreis gehört noch ein Gewinn- und Risikozuschlag von typisch 10–15 Prozent.

Ein Malermeister, der 13.000 Euro für 200 Stunden kalkuliert, prüft so, ob der Satz alle Betriebskosten trägt.

Mindestens einmal jährlich – idealerweise zum Jahresbeginn oder nach wesentlichen Veränderungen.

Anlässe für eine sofortige Neukalkulation: Deutlich gestiegene Betriebskosten (Miete, Versicherungsprämien, Software-Preise), Änderung der Sozialversicherungsbeiträge (GKV-Zusatzbeiträge ändern sich oft zum Jahreswechsel), Änderung des eigenen Einkommensziels, dauerhaft veränderte Auslastung (höhere Ausfallquote durch weniger Aufträge), Investitionen in neue Ausrüstung sowie Änderungen des Steuersatzes oder Grundfreibetrags.

Bereits eine Inflationsrate von drei Prozent lässt den realen Wert eines unveränderten Stundensatzes in fünf Jahren um rund 14 Prozent sinken.

Wer seinen Stundenverrechnungssatz mehrere Jahre nicht anpasst, verliert schleichend Marge, weil Kosten steigen, während der Preis konstant bleibt.

Eine jährliche Neuberechnung ist deshalb keine optionale Übung, sondern betriebswirtschaftliche Notwendigkeit für jeden Selbstständigen und Handwerksbetrieb, um die eigene Existenzgrundlage dauerhaft zu sichern.

Ein Handwerker, der seinen Stundensatz 2020 auf 55 Euro kalkuliert hat, müsste ihn bei drei Prozent Kostensteigerung jährlich bis 2026 auf etwa 66 Euro angehoben haben. Der Rechner erlaubt diese Neuberechnung in weniger als drei Minuten.

Selbstständige ohne Arbeitgeber müssen alle Sozialversicherungsbeiträge selbst tragen – es gibt keinen AG-Anteil.

Freiwillig gesetzlich Krankenversicherte zahlen 2026 den allgemeinen Beitragssatz von 14,6 % plus kassenindividuellen Zusatzbeitrag (durchschnittlich ca. 2,9 %) plus Pflegeversicherung (3,6 % allgemein, 4,2 % für Kinderlose).

Auf einen monatlichen Gewinn von 5.000 Euro ergibt das ca. 1.055–1.085 Euro Kranken- und Pflegeversicherung pro Monat.

Hinzu kommen je nach Status Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung (pflichtversicherte Berufsgruppen zahlen 18,6 %) oder Beiträge zu berufsständischen Versorgungswerken.

Privat Krankenversicherte zahlen je nach Tarif und Alter 400–1.200 Euro/Monat, wobei die Prämien im Alter steigen und Altersrückstellungen den Beitrag zusätzlich belasten können.

Diese Beiträge müssen als persönliche Kosten in der Steuer- und SV-Quote des Rechners berücksichtigt werden, nicht in den Betriebskosten.

Ein selbstständiger Architekt mit 70.000 Euro Jahresgewinn zahlt als freiwillig GKV-Versicherter 2026 rund 14.700 Euro Kranken- und Pflegeversicherung (KV + PV bis zur BBG 69.750 €), was einer SV-Quote von 21 Prozent entspricht und den nötigen Stundensatz gegenüber einem vergleichbaren Angestellten spürbar anhebt.