Stundenverrechnungssatz berechnen: Handwerk und Betrieb

Der im Rechner ausgewiesene Stundenverrechnungssatz ist ein Netto-Betrag: Er enthält bereits alle Kosten, die der Selbstständige tragen muss – Steuern, Sozialversicherung und Betriebskosten –, aber keine Umsatzsteuer.

Auf Rechnungen an Kunden kommt bei Regelbesteuerung zusätzlich die Umsatzsteuer von 19 Prozent hinzu; Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus und stellen den Netto-Satz direkt in Rechnung.

Wichtig ist die Unterscheidung zum persönlichen Netto: Der Stundenverrechnungssatz ist nicht das, was am Ende auf dem Privatkonto landet, sondern der Betrag, den der Kunde vor Umsatzsteuer zahlt und aus dem anschließend noch Steuern und Sozialabgaben beglichen werden.

Beim Standardbeispiel mit 60.000 Euro Nettoeinkommensziel, 10.000 Euro Betriebskosten, 35 Prozent Steuer- und SV-Quote, 220 Arbeitstagen, 8 Bruttostunden pro Tag und 20 Prozent Ausfallquote ergibt sich ein Netto-Stundenverrechnungssatz von 72,66 Euro pro Stunde; mit 19 Prozent Umsatzsteuer stellt ein regelbesteuerter Selbstständiger dafür 86,47 Euro brutto in Rechnung.

Der Mehrwertsteuer-Rechner rechnet diesen Aufschlag exakt nach.

Bei einem Nettoziel von 2.500 Euro im Monat, also 30.000 Euro im Jahr, 5.000 Euro Betriebskosten, 30 Prozent Steuer- und SV-Quote, 220 Arbeitstagen, 8 Bruttostunden pro Tag und 20 Prozent Ausfallquote errechnet der Rechner 1.408 produktive Jahresstunden, ein Bruttozieleinkommen von 42.857,14 Euro und einen Jahresumsatzbedarf von 47.857,14 Euro.

Daraus ergibt sich ein Stundenverrechnungssatz von 33,99 Euro netto pro Stunde und ein Tagessatz von 271,92 Euro.

Das zeigt: Schon ein bescheidenes Nettoziel von 2.500 Euro im Monat erfordert einen Jahresumsatz von fast 48.000 Euro, weil Steuern, Sozialversicherung und Betriebskosten vom Umsatz zuerst abgezogen werden müssen, bevor überhaupt etwas Nettoeinkommen übrig bleibt.

Wer mit niedrigeren Betriebskosten kalkuliert oder mehr produktive Stunden ansetzt, kann den nötigen Stundensatz senken – wer mit einer höheren Steuer-/SV-Quote rechnen muss, etwa durch freiwillige Krankenversicherung, sollte das Ergebnis entsprechend als Untergrenze verstehen und eher konservativ planen.

Für eine Kfz-Werkstatt mit 55.000 Euro Nettoziel, 20.000 Euro Betriebskosten (Werkstatt, Hebebühne, Diagnosegeräte), 38 Prozent Steuer- und SV-Quote, 220 Arbeitstagen, 8 Bruttostunden pro Tag und 15 Prozent Ausfallquote ergibt der Rechner 1.496 produktive Jahresstunden, einen Jahresumsatzbedarf von 108.709,68 Euro und einen Stundenverrechnungssatz von 72,67 Euro netto pro Stunde (Tagessatz 581,36 Euro).

Das liegt nahe am unteren Ende der tatsächlichen Marktsätze: Laut DEKRA Reparatur-Stundensatz-Erhebung (Stand 02.01.2026) verlangen freie und markengebundene Kfz-Werkstätten bundesweit im Schnitt netto 141 Euro für Mechanik-Arbeiten, 174 Euro für Karosseriearbeiten und 193 Euro für Lackierarbeiten – deutlich mehr als der reine Kostendeckungssatz, weil dort zusätzlich Personalkosten für Angestellte, Materialaufschläge und ein Gewinn- und Risikozuschlag von üblicherweise 10 bis 15 Prozent eingerechnet sind.

Der hier berechnete Satz bildet die persönliche Kostendeckungs-Untergrenze eines Einzelunternehmers ab, nicht den branchenüblichen Abrechnungssatz einer Werkstatt mit Personal.

Der Stundenverrechnungssatz ist der Betrag, den ein Selbstständiger pro abgerechneter Arbeitsstunde in Rechnung stellen muss, um alle Kosten zu decken und das gewünschte Nettoeinkommen zu erzielen.

Er unterscheidet sich vom einfachen Stundenlohn in mehreren Punkten: Er muss das Bruttoeinkommen vor Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen abdecken (nicht das Netto), er enthält anteilig alle Betriebskosten, und er wird nur auf produktive (abrechenbare) Stunden umgelegt – während nicht abrechenbare Zeit wie Akquise, Buchhaltung und Verwaltung mit eingerechnet wird.

Deshalb liegt der Stundenverrechnungssatz typischerweise 2- bis 4-mal höher als ein vergleichbarer Angestellten-Stundenlohn.

Wer als Angestellter 25 Euro brutto pro Stunde verdient, muss als Selbstständiger meist mindestens 60 bis 80 Euro in Rechnung stellen, weil Arbeitgeberanteile, bezahlter Urlaub, Lohnfortzahlung und Betriebskosten nun selbst getragen werden müssen.

Ein Elektriker mit 50.000 Euro Nettoziel, 12.000 Euro Betriebskosten, 35 Prozent Steuer-/SV-Quote, 215 Arbeitstagen und 20 Prozent Ausfallquote kommt laut Rechner auf 1.376 produktive Stunden und einen Stundenverrechnungssatz von 64,62 Euro – deutlich über einem vergleichbaren Angestelltenlohn.

Betriebskosten sind alle Ausgaben, die direkt mit der selbstständigen Tätigkeit zusammenhängen: Miete für Büro oder Werkstatt (anteilig bei Heimarbeit), Software-Abonnements und Lizenzen, Berufshaftpflicht-, Berufsunfähigkeits- und Inventarversicherungen, Fahrtkosten und Fahrzeugkosten, Werkzeug und Arbeitsmittel, Weiterbildung und Fachbücher, Buchhaltungskosten und Steuerberater, Marketingkosten sowie Büromaterial.

Häufig vergessen werden IHK- oder Handwerkskammerbeiträge, Kontoführungsgebühren für das Geschäftskonto, Berufsgenossenschaftsbeiträge, Telefonkosten sowie Rückstellungen für Instandhaltung und Ersatzbeschaffung von Werkzeug oder Maschinen.

Typische Betriebskosten liegen je nach Branche zwischen 5.000 und 30.000 Euro jährlich; im Handwerk mit Werkstatt und Fahrzeug oft am oberen Ende dieser Spanne.

Ein IT-Freelancer mit Homeoffice kommt meist auf 8.000 bis 15.000 Euro Betriebskosten jährlich, während eine Kfz-Werkstatt mit Hebebühne und Diagnosegeräten leicht 20.000 Euro und mehr erreicht – was den Stundenverrechnungssatz bei sonst gleichen Annahmen um über 15 Euro pro Stunde anheben kann, wie der Vergleich der Rechenbeispiele auf dieser Seite zeigt.

Die kombinierte Steuer- und SV-Quote setzt sich aus Einkommensteuer plus Solidaritätszuschlag plus Sozialversicherungsbeiträgen zusammen. Als Selbstständiger ohne Arbeitgeber müssen beide Hälften der Beiträge selbst getragen werden.

Richtwerte für 2026: gesetzliche Rentenversicherung 18,6 Prozent des Gewinns (sofern pflichtversichert), freiwillige Kranken- und Pflegeversicherung rund 20,4 bis 21,7 Prozent (durchschnittlicher GKV-Zusatzbeitrag 2026: 2,9 Prozent, Pflegeversicherung 3,6 bzw. 4,2 Prozent für Kinderlose), Einkommensteuer je nach Einkommen 20 bis 42 Prozent.

Einschließlich Soli liegt die Gesamtquote bei Einkommen um 60.000 Euro netto und freiwilliger Krankenversicherung typischerweise bei 38 bis 45 Prozent. Die Sozialversicherungs-Rechengrößen ändern sich jährlich zum 1.

Januar: Für 2027 sind laut Referentenentwurf eine Beitragsbemessungsgrenze von 76.500 Euro in der Krankenversicherung und ein stabiler Rentenversicherungsbeitrag von 18,6 Prozent geplant, der GKV-Zusatzbeitrag für 2027 stand zum 27.09.2026 noch nicht amtlich fest.

Der Rechner verwendet die eingegebene Quote, ohne sie selbst zu berechnen – für eine genaue Schätzung hilft ein Steuerberater.

Das Eingabefeld Arbeitsstunden pro Tag (brutto) erfasst die gesamte tägliche Arbeitszeit einschließlich Verwaltung und Akquise; die Ausfallquote zieht den nicht abrechenbaren Anteil davon ab.

Nicht abrechenbar sind Akquise- und Netzwerkveranstaltungen, Angebotsschreiben, Buchhaltung und Steuererklärung, interne Weiterbildung, Urlaub und Krankheitstage sowie Verwaltungsaufgaben.

Die Ausfallquote liegt bei Selbstständigen typischerweise zwischen 15 und 35 Prozent: Berufsanfänger sollten eher 30 bis 40 Prozent einplanen, weil Akquise viel Zeit kostet, erfahrene Selbstständige mit vollem Auftragsbuch kommen auf 10 bis 20 Prozent.

Der Rechner multipliziert Arbeitstage × Stunden/Tag × (1 − Ausfallquote), um die produktiven Jahresstunden zu berechnen.

Ein Webdesigner mit 220 Arbeitstagen à 8 Stunden hat bei 25 Prozent Ausfallquote nur noch 1.320 produktive Jahresstunden statt 1.760.

Im Kfz-Werkstatt-Beispiel dieser Seite (15 Prozent Ausfallquote wegen guter Zeiterfassung) ergeben sich bei gleichen Arbeitstagen bereits 1.496 produktive Stunden.

Wer die Ausfallquote zu niedrig ansetzt, kalkuliert seinen Stundensatz um bis zu 33 Prozent zu niedrig.

Wenn der errechnete kostendeckende Stundensatz höher liegt als das, was der Markt zahlt, gibt es vier mögliche Reaktionen. Erstens Kosten senken: günstigere Software wählen, Homeoffice statt Büro, Versicherungen vergleichen.

Zweitens Einkommen senken: das gewünschte Nettoeinkommen auf ein realistisches Niveau adjustieren, insbesondere für Berufseinsteiger. Drittens Produktivität steigern: die Ausfallquote durch effizientere Akquise senken, mehr Stunden täglich abrechnen.

Viertens Positionierung verbessern: eine klar erkennbare Spezialisierung ermöglicht höhere Stundensätze als die Konkurrenz. Wenn keiner dieser Wege gangbar ist, sollte die Wirtschaftlichkeit des Geschäftsmodells grundsätzlich hinterfragt werden.

Ein Grafikdesigner mit einem errechneten Mindestsatz von 95 Euro, der am Markt nur 75 Euro durchsetzen kann, könnte durch Spezialisierung auf Corporate Design und mittelständische Kunden innerhalb von zwölf Monaten realistische 85 bis 100 Euro pro Stunde verlangen.

Wichtig: Der errechnete Satz ist eine Kostendeckungs-Untergrenze – auf den tatsächlichen Angebotspreis gehört zusätzlich ein Gewinn- und Risikozuschlag von typisch 10 bis 15 Prozent, wie ihn auch Handwerksbetriebe kalkulieren.

Beide Rechner kommen zum ähnlichen Ergebnis, unterscheiden sich aber im Ansatz.

Der Stundensatz-Freelancer-Rechner rechnet über Wochen (Arbeitsstunden pro Woche, Urlaubs- und Ausfallwochen) und gibt zusätzlich das Bruttoeinkommen sowie den USt-Rechnungsbetrag aus.

Der Stundenverrechnungssatz-Rechner rechnet über Arbeitstage und Ausfallquote und gibt den Jahresumsatzbedarf als eigene Ergebnisgröße aus; der Tagessatz kommt als zusätzliche Kennzahl dazu.

Beide haben ein Steuer-/SV-Quotenfeld – wer mit prozentualen Abzügen kalkulieren will, kann beide nutzen.

Der entscheidende Praxisunterschied: Der Freelancer-Rechner liefert einen Brutto-Rechnungsbetrag inklusive Umsatzsteuer, der Verrechnungssatz-Rechner die kalkulatorische Netto-Untergrenze als Jahresumsatzbedarf.

Für Handwerker und Dienstleister, die Angebote auf Tagesbasis ausstellen, ist der Tagessatz die praktischere Größe.

Ein Malermeister, der 13.000 Euro für 200 Stunden kalkuliert, kann so prüfen, ob der Satz alle Betriebskosten trägt – ein IT-Freelancer, der wöchentlich abrechnet, nutzt eher den Stundensatz-Freelancer-Rechner.

Mindestens einmal jährlich – idealerweise zum Jahresbeginn, wenn die Sozialversicherungs-Rechengrößen für das neue Jahr amtlich feststehen.

Anlässe für eine sofortige Neukalkulation: deutlich gestiegene Betriebskosten, Änderung der Sozialversicherungsbeiträge (GKV-Zusatzbeiträge und Beitragsbemessungsgrenzen ändern sich jedes Jahr zum 1.

Januar), Änderung des eigenen Einkommensziels, dauerhaft veränderte Auslastung sowie Investitionen in neue Ausrüstung.

Bereits eine Inflationsrate von drei Prozent lässt den realen Wert eines unveränderten Stundensatzes in fünf Jahren um rund 14 Prozent sinken.

Für 2027 zeichnet sich laut Referentenentwurf eine höhere Beitragsbemessungsgrenze in der Krankenversicherung (76.500 Euro statt 69.750 Euro im Jahr 2026, ein Anstieg um rund 9,7 Prozent) ab, während der genaue GKV-Zusatzbeitrag für 2027 noch nicht amtlich feststeht – ein Grund, die eigene Steuer- und SV-Quote im Rechner zu Jahresbeginn 2027 zu überprüfen, sobald die Werte veröffentlicht sind.

Ein Handwerker, der seinen Stundensatz 2020 auf 55 Euro kalkuliert hat, müsste ihn bei drei Prozent Kostensteigerung jährlich bis 2026 auf etwa 66 Euro angehoben haben.