Betriebsveranstaltung Freibetrag Rechner: 110-Euro-Grenze

Seit 2015 ist es ein echter Freibetrag: Nach § 19 Abs. 1 Nr. 1a Satz 3 EStG bleiben Zuwendungen bis 110 € je Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung steuerfrei, nur der übersteigende Teil wird besteuert.

Bis Ende 2014 galt dagegen eine Freigrenze – wurde die überschritten, war der gesamte Betrag steuerpflichtig, nicht nur der Überschuss.

Diese Unterscheidung wird bis heute häufig verwechselt, weil ältere Ratgeber und Vorlagen oft noch von der alten Rechtslage ausgehen.

Praktisch bedeutet das: Bei 125 € Zurechnung je Arbeitnehmer sind nach aktuellem Recht nur 15 € steuerpflichtig, nicht die vollen 125 € (nachgerechnet mit 5.000 € Gesamtkosten und 40 anwesenden Teilnehmern).

Wer eine Betriebsveranstaltung plant und mit einer Freigrenze rechnet, überschätzt das steuerliche Risiko einer leichten Überschreitung erheblich.

Ein im Wachstumschancengesetz zunächst vorgesehener Schritt, den Betrag ab 2024 auf 150 € anzuheben, wurde im Vermittlungsausschuss wieder gestrichen – der Freibetrag gilt seit 2015 unverändert bei 110 €.

Auf den Bruttobetrag inklusive Umsatzsteuer. § 19 Abs. 1 Nr. 1a Satz 2 EStG erfasst ausdrücklich alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer – die 110-Euro-Grenze wird also mit dem Betrag verglichen, den der Arbeitgeber tatsächlich brutto bezahlt, nicht mit dem Nettobetrag der Rechnung.

Das ist eine häufige Stolperfalle: Bei 4.200 € Nettokosten für 40 Anwesende ergibt sich rechnerisch ein Kopfbetrag von 105 € und wirkt steuerfrei; rechnet man korrekt mit dem Bruttobetrag von 4.998 € (4.200 € zzgl.

19 % Umsatzsteuer), liegt der Kopfbetrag bei 124,95 € und damit 14,95 € über dem Freibetrag – steuerpflichtig (beide Varianten mit dem Rechner nachvollzogen).

Tragen Sie deshalb stets den Bruttobetrag der Gesamtrechnung ein, nicht die Nettosumme aus dem Angebot des Caterers oder Eventausstatters.

Wer versehentlich mit Nettobeträgen kalkuliert, unterschätzt den steuerpflichtigen Anteil systematisch und riskiert eine falsche Lohnabrechnung.

Ausschließlich die tatsächlich anwesenden Teilnehmer. Der Bundesfinanzhof hat mit Urteil VI R 31/18 vom 29.04.2021 entschieden, dass der Gesamtaufwand des Arbeitgebers auf die Zahl der wirklich Erschienenen umzulegen ist, nicht auf die Anmeldungen.

Sagen Beschäftigte kurzfristig ab, bleiben die dafür bereits entstandenen Kosten – etwa für bestelltes Catering – trotzdem im Gesamtaufwand enthalten, wodurch der Kopfbetrag der Anwesenden steigt.

Bei 3.000 € Gesamtkosten und 30 Anmeldungen läge der Kopfbetrag rechnerisch bei 100 €; sagen 5 Personen ab, bleiben nur 25 Anwesende übrig und der maßgebliche Kopfbetrag springt auf 120 € – über dem Freibetrag von 110 € steigt der steuerpflichtige Anteil auf 10 € je Arbeitnehmer (mit dem Rechner nachgerechnet).

Wer mit der Anmeldezahl statt der tatsächlichen Teilnehmerzahl rechnet, unterschätzt den steuerpflichtigen Anteil systematisch.

Notieren Sie deshalb nach jeder Veranstaltung die real erschienenen Personen für die Lohnabrechnung, am besten über eine Anwesenheitsliste direkt beim Einlass.

Die Kosten einer Begleitperson werden vollständig dem einladenden Arbeitnehmer zugerechnet, nicht separat behandelt. § 19 Abs. 1 Nr. 1a Satz 5 EStG schreibt vor, dass Zuwendungen mit den anteilig auf den Arbeitnehmer und dessen Begleitpersonen entfallenden Aufwendungen anzusetzen sind – ein Partner oder ein Kind zählt also zum persönlichen Kontingent von 110 €, nicht zu einem eigenen.

Bei 4.000 € Gesamtkosten und 40 Anwesenden ohne Begleitpersonen liegt die Zurechnung je Arbeitnehmer bei 100 € und bleibt steuerfrei; sind unter denselben 40 Anwesenden 8 Begleitpersonen, verteilen sich die 4.000 € nur noch auf 32 Arbeitnehmer – die Zurechnung steigt auf 125 €, davon werden 15 € je Arbeitnehmer steuerpflichtig (beide Varianten mit dem Rechner nachgerechnet).

Der Rechner bildet mangels Einzelfalleingabe eine gleichmäßige Verteilung der Begleitpersonen auf die anwesenden Arbeitnehmer ab.

Wer die tatsächliche Zurechnung einzelner Arbeitnehmer bei sehr ungleicher Gästeverteilung exakt kennen muss, sollte die Kosten je Begleitperson zusätzlich individuell mit der Lohnbuchhaltung abstimmen.

Nur für die ersten zwei begünstigten Betriebsveranstaltungen im Kalenderjahr. § 19 Abs. 1 Nr. 1a Satz 4 EStG begrenzt den Freibetrag ausdrücklich auf bis zu zwei Veranstaltungen je Arbeitnehmer und Jahr – üblicherweise Sommerfest und Weihnachtsfeier.

Findet eine dritte Veranstaltung statt, etwa ein zusätzliches Firmenjubiläum, ist die gesamte Zuwendung für diese Feier steuerpflichtiger Arbeitslohn, selbst wenn die Kosten je Kopf deutlich unter 110 € liegen.

Bei 5.000 € Gesamtkosten und 40 Anwesenden wären das als dritte Veranstaltung volle 125 € je Arbeitnehmer steuerpflichtig statt nur 15 € wie bei den ersten beiden Feiern – macht 5.000 € steuerpflichtigen Arbeitslohn insgesamt statt 600 € (beide Varianten nachgerechnet).

Der Arbeitgeber kann bei mehreren Feiern selbst wählen, welche zwei als begünstigt gelten – meist die mit dem höheren Kopfbetrag, um den Freibetrag dort auszuschöpfen.

Für eine dritte Feier bleibt die Pauschalversteuerung nach § 40 Abs. 2 EStG dennoch als Alternative zur individuellen Abrechnung möglich.

Dann entfällt der Freibetrag vollständig, unabhängig von der Höhe der Kosten je Kopf.

Sowohl § 19 Abs. 1 Nr. 1a Satz 3 EStG als auch die Pauschalversteuerung nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG setzen voraus, dass die Teilnahme allen Angehörigen des Betriebs oder eines abgrenzbaren Betriebsteils offensteht.

Bei 2.000 € Gesamtkosten und 20 exklusiv eingeladenen Führungskräften liegt die Zurechnung je Kopf bei nur 100 € – trotzdem sind mangels Offenheit alle 100 € steuerpflichtiger Arbeitslohn, macht 2.000 € insgesamt (mit dem Rechner nachgerechnet), statt bei einer offenen Veranstaltung 0 € (100 € liegen unter dem Freibetrag von 110 €).

Ein „Betriebsteil“ kann zwar eine ganze Abteilung oder Filiale sein, nicht aber eine willkürlich zusammengestellte Personengruppe.

Prüfen Sie deshalb vor der Planung, ob die Einladung tatsächlich alle Mitglieder einer klar abgrenzbaren betrieblichen Einheit erreicht; andernfalls sollten Sie von Anfang an mit der individuellen Lohnversteuerung über die Steuerklasse jedes Teilnehmers kalkulieren.

Nein.

Nach der Finanzverwaltung (Lohnsteuer-Handbuch, Anhang zu Betriebsveranstaltungen) werden Aufwendungen, die auf die geschäftlich veranlasste Teilnahme von Geschäftspartnern, Arbeitnehmern verbundener Unternehmen oder Leiharbeitnehmern samt deren Begleitpersonen entfallen, so behandelt, wie sie außerhalb einer Betriebsveranstaltung zu behandeln wären – sie fließen also nicht in die Kostenumlage auf die eigenen Arbeitnehmer ein, sondern gehören separat zu den Bewirtungskosten.

Bei 5.500 € Gesamtkosten für 40 Arbeitnehmer und 5 mitgebrachte Begleitpersonen (bereits ohne die Kosten externer Geschäftspartner) liegt die Zurechnung je Arbeitnehmer bei 137,50 €, davon 27,50 € steuerpflichtig (mit dem Rechner nachgerechnet).

Rechnen Sie deshalb die anteiligen Kosten für Geschäftspartner, Kunden oder Presse aus der Gesamtrechnung heraus, bevor Sie den Betrag hier eintragen, und zählen Sie diese Personen auch nicht bei den anwesenden Teilnehmern mit – sonst verfälscht sich der Kopfbetrag der eigenen Belegschaft in beide Richtungen.

Für die meisten Betriebe ja, weil § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG einen festen Satz von 25 % auf den übersteigenden Betrag erlaubt, unabhängig von der individuellen Steuerklasse jedes Arbeitnehmers.

Bei 15 € steuerpflichtigem Anteil je Arbeitnehmer entstehen so 3,75 € Lohnsteuer zuzüglich 5,5 % Solidaritätszuschlag (0,21 €) und – bei einer Kirchensteuervereinbarung etwa in Bayern mit 7 % – 0,26 € pauschale Kirchensteuer, zusammen 4,22 € je Arbeitnehmer beziehungsweise 168,80 € für 40 Anwesende (mit dem Rechner nachgerechnet).

Ohne Pauschalierung müsste jeder Arbeitnehmer den Betrag stattdessen individuell nach seiner persönlichen Steuerklasse versteuern, was den Verwaltungsaufwand in der Lohnbuchhaltung deutlich erhöht.

Der zusätzliche Vorteil: Bei zeitnaher Pauschalierung bleibt der Betrag außerdem sozialversicherungsfrei.

Bei überwiegend niedrigen persönlichen Steuersätzen der Belegschaft kann die reguläre Abrechnung im Einzelfall günstiger sein, bei hohen Steuersätzen ist die Pauschalierung meist vorteilhafter.

Die Sozialversicherungsfreiheit setzt eine zeitnahe Pauschalierung voraus – mit der Lohn- oder Gehaltsabrechnung des jeweiligen Abrechnungszeitraums, spätestens bis zur Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung, also praktisch bis zum 28.

Februar des Folgejahres. Das Bundessozialgericht hat mit Urteil vom 23.04.2024 (B 12 BA 3/22 R) klargestellt, dass eine erst bei einer späteren Außenprüfung nachgeholte Pauschalierung nicht rückwirkend zur Beitragsfreiheit führt.

Wird die Frist versäumt, werden für den betroffenen Betrag nachträglich reguläre Sozialversicherungsbeiträge fällig, obwohl die Lohnsteuer bereits pauschal abgeführt wurde – bei 600 € steuerpflichtigem Gesamtbetrag aus dem Standardbeispiel (5.000 € Gesamtkosten, 40 Anwesende) kann das für Arbeitgeber und Arbeitnehmer zusammen mehrere hundert Euro zusätzliche Beitragslast bedeuten.

Entscheiden Sie sich deshalb möglichst noch im Abrechnungsmonat der Betriebsveranstaltung für oder gegen die Pauschalversteuerung, statt diese Entscheidung auf die Jahresabschlussarbeiten oder eine spätere Prüfung zu verschieben, und dokumentieren Sie den genauen Abrechnungszeitpunkt in der Lohnbuchhaltung.

Ja. § 19 Abs. 1 Nr. 1a Satz 2 EStG erfasst alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer, unabhängig davon, ob sie einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind oder zum äußeren Rahmen gehören – dazu zählen auch Sachgeschenke, die im Rahmen der Betriebsveranstaltung überreicht werden, etwa ein kleines Präsent zum Jahresabschluss.

Sie erhöhen damit die Gesamtkosten, die auf die anwesenden Teilnehmer umgelegt werden, und können den Kopfbetrag über die 110-Euro-Grenze treiben – bei 5.000 € statt zuvor 4.500 € Gesamtkosten für 40 Anwesende steigt die Zurechnung je Kopf beispielsweise von 112,50 € auf 125 €.

Getrennt davon gilt für Sachzuwendungen außerhalb einer Betriebsveranstaltung die eigenständige Geschenke-Freigrenze von aktuell 50 € je Empfänger und Jahr nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG – diese beiden Regelungen sind nicht identisch und dürfen nicht verwechselt werden.

Wer teure Geschenke plant, sollte deren Kosten vorab in die Gesamtkalkulation der Veranstaltung einrechnen, statt sie nachträglich zu entdecken, wenn die Lohnabrechnung bereits steht.